Software für die Vereinsverwaltung

Herausforderung

Die Verwaltung von Mitgliedern, Instrumenten, Rechnungen und die Verwaltung von Ein- und Austritten wurde bisher mit Hilfe zahlreicher Excel-Tabellen durchgeführt. Die Pflege dieser Tabellen war zeitaufwändig, kompliziert und sehr unübersichtlich.

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Infolgedessen gingen immer wieder Informationen verloren oder waren nicht auf dem neuesten Stand. Die Verwaltung des Vereins war daher äußerst zeitaufwändig und fehleranfällig.

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So war beispielsweise oft nicht bekannt, welche Instrumente an welches Mitglied ausgeliehen worden waren oder wann sie gewartet oder repariert werden mussten. Auch die Buchhaltung für die Vermietung der Instrumente erforderte viel Aufwand und Arbeit in den Excel-Tabellen von mehreren Vorstandsmitgliedern.

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Wenn ein Mitglied den Verein verlässt oder zu einem anderen der drei Orchester wechselt, die dem Verein angehören, müssen einige Schritte, Mitteilungen und Änderungen vorgenommen werden. All dies musste vom Vorstand manuell erledigt werden, wobei die Aufgaben manchmal vergessen wurden.

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Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Verwaltung derzeit sehr kostspielig, zeitaufwändig und fehleranfällig ist.

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Wie wir es gelöst haben

Zunächst wurden alle Daten aus den Excel-Tabellen in verschiedene SharePoint-Listen integriert und aktualisiert. Anschließend wurden die verschiedenen Prozesse im Verein dokumentiert und optimiert. Diese Prozesse wurden dann in skybow in der Vereins-Management-Software mit Hilfe von Automatisierungsmaßnahmen abgebildet. Dazu gehören zum Beispiel

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Ein- und Austritt von Mitgliedern
Es wurde ein Workflow zur Vereinsverwaltung mit verschiedenen Aufgaben, Automatisierungen und Benachrichtigungen definiert. Wenn der Eintritts- oder Austrittsworkflow per Knopfdruck gestartet wird, erhält das Mitglied automatisiert Informationen per E-Mail über die notwendigen Schritte. Diese Workflows wurden Schritt für Schritt mit dem skybow Automation Action Builder erstellt. Hierfür wurde die Aktion "Send Mail" verwendet, die bereits standardmäßig vorhanden ist und nur leicht angepasst werden muss. Hierfür sind keine Programmierkenntnisse erforderlich.

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Informationen werden vom Mitglied über SharePoint-Formulare angefordert. Diese Formulare wurden mit dem skybow Forms Designer. Mit Hilfe nützlicher Funktionen, wie conditional formatting, werden Fehler deutlich reduziert, es können keine Informationen vergessen werden und der Prozess wird beschleunigt.

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Die verantwortlichen Vorstandsmitglieder erhalten außerdem per E-Mail automatisiert Informationen darüber, welche Aufgaben erledigt werden müssen. Dazu gehört zum Beispiel die Übergabe der Uniform oder des Instruments. Dies sind Aufgaben, die ebenfalls automatisch beim Start des Workflows in der Vereinsverwaltungssoftware angelegt werden. Diese können als erledigt markiert werden. So hast du immer im Blick, was noch zu tun ist.

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Orchesterwechsel
Wenn ein Mitglied das Orchester wechselt, wird in der Vereinsverwaltungssoftware in SharePoint ein automatischer Prozess ausgelöst. Die Informationen werden aktualisiert und der Mitgliedsbeitrag wird automatisch geändert. Außerdem erhält das Mitglied eine neue Uniform. Auch dies ist eine Aufgabe, die automatisch angelegt und dem Verantwortlichen aus dem Vorstand zugewiesen wird. Das lässt sich mit der skybow Automation Action in der Vereinsverwaltungssoftware einfach umsetzen.

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Abrechnung
Dank der Buchhaltungsschnittstelle von skybow ist es möglich, den Abrechnungsprozess in der Vereinsverwaltungssoftware zu automatisieren. So erhält jedes Mitglied vom System die korrekte Rechnung für die Ausleihe der Instrumente und den entsprechenden Mitgliedsbeitrag.

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Vermögensverwaltung

Zusätzlich zu den Prozessen hat skybow auch die Verwaltung der Instrumente verbessert. Durch die Dokumentationsfunktion in der Vereinsverwaltungssoftware in SharePoint können verschiedene Dokumente für Kauf, Reparatur oder Wartung mit dem Instrument verknüpft werden. Sie sind nun überall und jederzeit verfügbar.

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Dies wurde mit den skybow Dossiers umgesetzt. Mit dieser Funktion kann eine Hauptliste einfach mit mehreren Detaillisten verknüpft werden. Mit anderen Worten: master-detail-relationship made easy! Das bedeutet, dass alle verfügbaren Informationen über ein Instrument, ein Orchester oder ein Mitglied an einem einzigen Ort gebündelt sind. Das macht sie leicht auffindbar.  

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Die Lösung

Die Vereinsmanagement-Software deckt nun die gesamte Verwaltung des Vereins digital ab. Alle Änderungen an den Mitgliederdaten werden über SharePoint Forms vorgenommen. Die Abrechnung erfolgt dank der Buchhaltungsfunktionen vollständig automatisiert durch die Vereinsverwaltungssoftware selbst.

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Für alle Prozesse im Verein wurde ein digitaler Workflow erstellt, der nach seinem Auslösen automatisch durchlaufen wird. Das bedeutet, dass alle Mitglieder und Vorstandsmitglieder genau wissen, was zu tun ist.

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Insgesamt ist die Verwaltung durch die Vereinsverwaltungssoftware viel digitaler, moderner und fortschrittlicher geworden. Dadurch ist weniger Aufwand nötig und das Fehlerpotenzial wird deutlich reduziert. Die Datenbank ist immer auf dem neuesten Stand und legt damit die perfekte Grundlage für eine reibungslose und mühelose Vereinsverwaltung.

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