Projektleiter Bauwesen

Herausforderung

Die Wechner Wärmepumpen GmbH ist ein mittelständisches Handwerksunternehmen aus Peiting in Deutschland. Sie ist spezialisiert auf effiziente Wärmepumpen und moderne Haustechnik, Klima- und Elektrotechnik für Neubau und Renovierung.

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Sie verwalten mehr als 100 Projekte gleichzeitig, von der ersten Anfrage bis zum Angebot, dem Antrag auf Finanzierung und der Umsetzung. Vor dem Einsatz der Softwarelösung skybow war diese große Menge an Daten, Kunden und Baustellen nur sehr schwer zu verwalten.

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Dies führte zu verschiedenen Problemen im Projektmanagement:
❌ Kapazitätsplanung aus dem Bauch heraus.
❌ Darunter litt die Termintreue auf den Baustellen, so dass gewünschte Termine nicht eingehalten werden konnten.
❌ Die Arbeitsweise war rein reaktiv.
❌ Kein standardisierter Prozess, so dass jeder Kunde anders behandelt wurde.

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Warum ist skybow die beste Lösung?

Das Team der Wechner Wärmepumpen GmbH arbeitet bereits seit mehreren Jahren mit Microsoft 365, so dass die Werkzeuge der M365-Suite im Unternehmen gut etabliert und den Anwendern vertraut sind. Gesucht wurde daher eine Softwarelösung, die sich nahtlos in die bestehende Tool-Landschaft einfügt.

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Außerdem wollten sie eine Softwarelösung, die ihren etablierten Prozess abbildet. Das Team wollte sich nicht an den vordefinierten Prozess eines Standardtools anpassen.

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Hierfür bietet skybow die perfekte Lösung:
✅ Eine vertraute Oberfläche und zu 100% in Microsoft 365 integriert.
✅ Dank der Vielseitigkeit von SharePoint sind Schnittstellen zu anderen Systemen möglich.
✅ Die Lösung ist responsive und kann mobil auf der Baustelle eingesetzt werden.
✅ Der gelebte Prozess kann ohne lange Entwicklungszeit komplett individuell aufgebaut werden.
✅ Die Lösung kann jederzeit und ohne großen Aufwand flexibel an sich ändernde Bedürfnisse angepasst werden.

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Darüber hinaus profitierte die Wechner Wärmepumpen GmbH bei der Entwicklung des Construction Project Managers vom Prozess-Know-how von skybow und seinem Partner ComCoLabs. Die Anforderungen wurden unter die Lupe genommen und Prozesse optimiert. Das Ergebnis war nicht nur ein neues Software-Tool, sondern auch ein von Experten optimierter Prozess, der auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist.

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Staatliche Finanzierung der Entwicklung

Ein weiterer Vorteil war die Möglichkeit, die Entwicklung der skybow im Rahmen verschiedener Programme zur Digitalisierung von Unternehmen in Deutschland fördern zu lassen. Die Förderung wurde gemeinsam mit einem von skybow empfohlenen Berater beantragt. skybow hat den gesamten Prozess maßgeblich unterstützt.

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"Dank der Förderung haben wir 30.000 Euro der Entwicklungskosten erstattet bekommen. Ohne diese Förderung hätten wir unsere Prozesse nicht in diesem Umfang digitalisieren können. skybow sind dafür perfekt geeignet. Ich kann sie nur empfehlen.", Anna Barnickel (Geschäftsführerin, Wechner Wärmepumpen GmbH)

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Wie ComCoLabs die Herausforderung mit skybow

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Um die Herausforderungen der Wechner Wärmepumpen GmbH zu bewältigen, nutzte unser Partner ComCoLabs die Leistungsfähigkeit von SharePoint und dem skybow SolutionStudio. Das Team entwickelte eine Lösung zur Umwandlung manueller, ineffizienter Prozesse in rationalisierte und teilweise automatisierte Arbeitsabläufe. Hier sehen Sie, wie sie das gemacht haben:

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📂 skybow Dossier

Die Dossierfunktion skybow wird für Anfragen und Projekte verwendet. Von der Plattformcode aus wird in SharePoint eine Master-Detail-Beziehung erstellt, ohne dass eine Programmierung notwendig ist. Diese hilft, verschiedene Detaillisten und Bibliotheken mit einer Masterliste zu verknüpfen.

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So können alle vorhandenen Informationen, E-Mails, Termine und Dokumente zu einem Auftrag oder Projekt in der Construction Project Manager Solution in einer zentralen Übersicht abgelegt werden. So ist alles schnell und einfach an einem Ort zu finden.

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🤖 Intelligente Automatisierungen

Mit Hilfe von skybow Automation Actions wurden verschiedene Automatisierungen erstellt. Hierfür sind keine Programmierkenntnisse erforderlich. Diese können einfach per Drag & Drop und einem code konfiguriert werden. Im Bauprojektmanager werden die Automatisierungen eingesetzt, um das Team von lästigen manuellen Aufgaben zu entlasten und den Prozess effizienter zu gestalten.

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Das hängt zum Beispiel von der Phase ab, in der sich ein Auftrag befindet,

• werden standardisierte Microsoft Planner-Aufgaben erstellt,
• E-Mails aus Outlook gesendet werden,
• Erinnerungen in Microsoft Teams erstellt werden,
• Ordnerstrukturen oder Dokumente erstellt und abgelegt werden

und vieles mehr. Diese Automatisierungen werden entweder durch einen Schaltflächenklick, durch ein Ereignis oder geplant ausgelöst.

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"Diese Automatisierungen helfen uns, viel schneller zu arbeiten. Sie entlasten mein Team endlich von vielen kleinen, aber zeitintensiven Aufgaben", Anna Barnickel (Geschäftsführerin, Wechner Wärmepumpen GmbH)

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Der Bauprojektmanager

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Der Construction Project Manager bietet eine Reihe leistungsstarker Funktionen. Er steigert die Effizienz, verbessert die Transparenz und spart Kosten, was zu höherer Produktivität und schlankeren Prozessen führt.

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✅ Standardisiertes Verfahren

‍Esherrscht endlich Klarheit über die Prozesse im Unternehmen. Sie wissen genau, was die Prozesse sind und was getan werden muss. Dies wird dem Team auch in Zukunft bei der Weiterentwicklung des Tools und der Auswahl weiterer Softwarelösungen helfen.

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Außerdem funktionieren die Prozesse jetzt viel effizienter und schneller. Das bedeutet, dass mehr Aufträge angenommen und bearbeitet werden können. Dadurch kann das Unternehmen auch wirtschaftlich schneller wachsen.

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"Ohne die ausgefeilte Lösung von skybow hätten wir die große Anzahl von Aufträgen im letzten Jahr nicht bewältigen können. Wir möchten die Lösung nicht mehr missen", Anna Barnickel (Geschäftsführerin, Wechner Wärmepumpen GmbH)

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✅ Kapazitätsplanung
Dank des Bauprojektmanagers ist nun eine detaillierte und einfache Kapazitätsplanung über alle Projekte und Baustellen hinweg möglich. Der Einsatz von Handwerkern kann mit maximaler Effizienz geplant werden. Wunschtermine können gemeinsam mit dem Kunden geplant werden. Auch Fristen können eingehalten werden - ein wichtiges Alleinstellungsmerkmal im Handwerksbereich.

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✅ Zentrale Datenhaltung
Im Bauprojektmanager sind alle Daten, Dokumente und Informationen zu den Aufträgen zentral verfügbar. Alle Mitarbeiter können jederzeit und überall darauf zugreifen - ob im Büro oder auf der Baustelle. So können Projekte strukturierter und schneller bearbeitet werden. Jeder Mitarbeiter ist immer auf dem neuesten Stand und weiß, was als nächstes zu tun ist.

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