Audit-Management-Software

Herausforderung

Die bavaria certification GmbH stand vor der Einführung der Audit-Management-Software vor zahlreichen Herausforderungen. Diese machten den Auditprozess zunehmend schwieriger. Zum einen stieg die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter und zum anderen war es schwierig, wettbewerbsfähig zu bleiben.

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Hier sind einige der größten Herausforderungen, denen die bavaria certification GmbH vor der Einführung der Audit-Management-Software gegenüber stand.

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Manuelle Verfahren
‍Die Prüfer mussten dieselben Daten manuell in mehrere Dateien eingeben, nach Informationen suchen, Arbeitspapiere erstellen und Daten sammeln, was zeitaufwändig und fehleranfällig war.

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Mangelnde Zusammenarbeit
‍Prüfungsteams arbeiteten in Silos, was zu schlechter Kommunikation und Zusammenarbeit führen konnte. Dadurch war es schwierig, Probleme schnell zu erkennen und Empfehlungen abzugeben. Auch eine effektive Projektarbeit war schwierig.

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Begrenzte Datenanalyse
Es gab keine wirksame Methode zur Analyse von Daten, die im Rahmen der Prüfungsprozesse gesammelt wurden, um Trends und Muster zu erkennen.

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Schwierigkeiten bei der Berichtserstellung
Die Berichtserstellung war ein mühsamer Prozess, der viel Zeit in Anspruch nahm und zu Fehlern führen konnte. Dies machte jede Prüfung extrem zeitaufwändig.

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Mangelnde Sicherheit
Vertrauliche Informationen wurden auf unsichere Weise gespeichert, was ein Risiko für die geprüften Unternehmen darstellen könnte.

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Wie wir es geschafft haben

Die Audit-Management-Software ist eine umfassende Lösung, die den gesamten Auditprozess der bavaria certification GmbH modernisiert, digitalisiert und automatisiert hat. Obwohl der Bau der Lösung nur 15 Tage dauerte, wurde fast das gesamte Toolset der skybow Low-Code Plattform eingesetzt.

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Hier zeigen wir nur die Highlights der Entwicklung. Im nächsten Abschnitt können du mehr über die einzelnen Funktionen lesen.

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Jeder neue Audit-Vorgang wird in der Audit-Management-Software über ein individualisiertes SharePoint-Formular erfasst und erzeugt dann ein neues Dossier. Mit Hilfe von Dossiers können komplexe Master-Detail-Relationships im skybow Solution Studio mit wenigen Klicks erstellt werden.

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So können alle mit der Prüfung verbundenen Informationen, Dokumente und Aufgaben in verschiedenen Listen und Bibliotheken verwaltet werden. Das Dossier bietet den zusätzlichen Vorteil, dass alle verfügbaren Daten auf einen Blick zu sehen sind und dank eines search criteria web parts auch perfekt durchsuchbar sind.

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Standardisierte Aufgaben, Dokumente, Berichte und Zeitpläne werden beim Anlegen eines neuen Audits automatisch erstellt und den Listen oder Bibliotheken zugewiesen. Solche Automatisierungen lassen sich mit dem Low-Code Automation Action Builder von skybow einfach umsetzen. Dazu stehen zahlreiche standardisierte Automation Actions zur Verfügung, die mit wenigen Klicks konfiguriert werden können.

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Die Automation Actions werden auch verwendet, um automatische Erinnerungen für Aufgaben über Microsoft Teams zu erstellen . Dokumente, Berichte und Dashboards können auch automatisch auf Knopfdruck erstellt werden, basierend auf den Informationen, die während des Auditprozesses in der Audit-Management-Software eingegeben wurden.

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Hierfür wird das Document Generation Feature von skybow genutzt. Damit lassen sich auf Knopfdruck individuelle Word- oder PDF-Dokumente erstellen. Alles, was du tun musst, ist ein Musterdokument mit den entsprechenden Platzhaltern in ddas Document Generation Feature im skybow Solution Studio hochzuladen.

Die Lösung

Die Audit-Management-Software bietet eine Vielzahl von Funktionen, um den gesamten Auditprozess in jeder Phase zu unterstützen. Daher besteht die SharePoint-Lösung aus verschiedenen Komponenten, die zusammenarbeiten, um den Auditprozess zu vereinfachen. Hier finden du einen kurzen Überblick über die wichtigsten Funktionen und Komponenten der Auditmanagement-Software, die mit skybow für die bavaria certification GmbH erstellt wurden.

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Auditplanung
Die Audit-Management-Software bietet eine Funktion zur Erstellung von Auditplänen, mit der die Auditoren die zu auditierenden Bereiche, den Zeitplan und andere wichtige Informationen festlegen können. Dieser Teil umfasst alle Schritte, die von den Mitarbeitern vor dem eigentlichen Audit durchgeführt werden müssen. So sind die Audits perfekt vorbereitet und können viel effizienter durchgeführt werden.

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Arbeitspapiere
Die Audit-Management-Software bietet eine Plattform für Prüfer zur Erstellung und Verwaltung ihrer Arbeitspapiere. Auf diese Weise lassen sich Dokumente, Notizen, Arbeitsabläufe und andere relevante Informationen sammeln. Dadurch wird ein Single Source of Truth geschaffen. Alle Daten sind an einem Ort verfügbar, jederzeit und überall.

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Kommunikation
Die Audit-Management-Software verfügt über eine integrierte Kommunikationsfunktion, die es den Prüfern ermöglicht, untereinander und mit den geprüften Unternehmen zu kommunizieren.

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Datenanalyse
Diese Funktion ermöglicht es den Prüfern, Daten zu sammeln, zu analysieren und zu bewerten, um Probleme zu erkennen und Empfehlungen auszusprechen. Durch die Automatisierung vieler Schritte wurde der Analyseprozess für das Team viel einfacher und schneller. Sie können Optimierungspotenziale schneller erkennen und die besten Empfehlungen aussprechen.

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Berichte
Mit dieser Funktion können automatisch Berichte erstellt werden, die es den Prüfern ermöglichen, ihre Ergebnisse in geeigneter Weise zu kommunizieren. Berichte, Dashboards und andere visuelle Darstellungen können auf Knopfdruck erstellt werden. Dadurch wird eine Menge manueller Arbeit reduziert.

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Compliance Management
‍Compliance-Management-Funktionen sind ebenfalls in der Audit-Management-Software enthalten. Damit können die Prüfer sicherstellen, dass die geprüften Stellen die Normen und Vorschriften einhalten.

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Aufgabenverwaltung
Mit dieser Funktion können Benutzer Aufgaben definieren und sie bestimmten Prüfungen zuordnen. Die Audit-Management-Software generiert Aufgabenvorlagen auf der Grundlage des Audittyps, der Frist und der zugewiesenen Zeit. Die Benutzer können Aufgaben als erledigt markieren, und das Tool sendet auch Erinnerungsnachrichten an Microsoft Teams, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.

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Dokumentenerstellung
Mit dieser Funktion können die User Angebote und Rechnungen direkt im System erstellen. Die Audit-Management-Software berechnet die Gesamtkosten für jedes Angebot und generiert ein PDF, das die Benutzer an die Kunden zur Genehmigung senden können. Nach der Genehmigung kann das Angebot mit einem einzigen Klick in eine Rechnung umgewandelt werden. Diese Funktion macht ein separates System für die Rechnungsstellung und Angebotserstellung überflüssig.

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Insgesamt trägt die Audit-Management-Software dazu bei, den Auditprozess zu vereinfachen, zu standardisieren und zu verbessern, indem sie eine zentrale Plattform für Zusammenarbeit, Kommunikation und Berichterstattung bietet.