Workflow für klinische Studien

Herausforderung

Cutest The Skin Specialists führt klinische Studien für Kosmetikprodukte durch. Sie kümmern sich um den gesamten Prozess, von der Suche nach Studienteilnehmern über die Betreuung der klinischen Studien bis hin zur Analyse und Aufbereitung der Ergebnisse für die Kosmetikhersteller.

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Bevor Cutest The Skin Specialists vor zwei Jahren seinen Workflow für klinische Studien mit Hilfe von skybow modernisierte, war er vollständig papierbasiert, da dies der traditionelle Industriestandard ist. Es gab zahlreiche Papierformulare, die von Mitarbeitern oder Studienteilnehmern ausgefüllt werden mussten.

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Dies führte zu verschiedenen Problemen:

• Die Studienteilnehmer füllten die Formulare manchmal uneinheitlich aus, so dass die Daten weniger nützlich waren.
• Die Zusammenführung von Informationen aus Papierquellen war äußerst ineffizient.
• Es war schwierig, allen Beteiligten die erforderlichen Informationen zukommen zu lassen.
• Da viele klinische Studien gleichzeitig laufen, war es unmöglich, den Überblick zu behalten.

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Warum wurde skybow ausgewählt?

Bei der Suche nach einem Tool, das es ihnen ermöglicht, den Workflow klinischer Studien zu digitalisieren, haben sie sich auf verschiedene Kriterien konzentriert:
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• Sie wollten in der Lage sein, die Digitalisierung selbst durchzuführen, ohne Programmierkenntnisse oder tiefgreifendes technisches Know-how.
• Es sollte eine Software verwendet werden, die bereits im Einsatz war. SharePoint war dafür perfekt geeignet, da es über integrierte Prüf- und Versionskontrollfunktionen verfügt.
• Es muss möglich sein, innerhalb kürzester Zeit für jede klinische Studie eine eigene, autarke Lösung einzurichten.
• Mehrere SharePoint-Sites sollen einfach und übersichtlich verwaltet werden.

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Das Team von Cutest The Skin Specialists hat deshalb zwei verschiedene Varianten getestet: Power Apps und skybow.

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Power Apps war jedoch viel zu komplex in der Anwendung, hatte eine undurchsichtige Lizenzierung und bot nicht alle gewünschten Optionen. Die Entscheidung für den Workflow der klinischen Studien fiel daher schon nach wenigen Tagen zugunsten von skybow .

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"Die skybow Solution Studio hat mich mit ihren unzähligen leistungsstarken Funktionen sofort überzeugt. Vor allem die Möglichkeit, über eine Entwicklungs- und eine Produktionsumgebung zu verfügen, macht die Digitalisierung für uns sehr viel einfacher. Dank der Vorlagenfunktion können wir innerhalb weniger Stunden eine neue Website mit allen notwendigen Formularen und Workflows für neue Arbeitsabläufe bei klinischen Studien einrichten", Andrew Kirby (Cutest The Skin Specialists)

Wie Cutest The Skin Specialists es gelöst hat

Mit dem Workflow für klinische Studien gelingt es dem Team von Custest The Skin Specialists, den gesamten Prozess für neue Studien abzudecken. Für jede neue klinische Studie wird eine neue SharePoint-Seite erstellt. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten der verschiedenen Studien nicht vermischt werden können. Hier eine kurze Beschreibung, wie die Arbeitsabläufe für klinische Studien in skybow Solution Studio eingerichtet wurden:

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Schablonen‍

Um einen neuen Workflow für klinische Studien so schnell und effizient wie möglich einzurichten, nutzt das Team die Vorlagenfunktion vonskybow. Aus einer bestehenden skybow Lösung kann einfach eine Vorlage erstellt werden. Diese kann dann als Grundlage für neue Lösungen verwendet werden. Es müssen dann nur noch die Details der neuen Studie angepasst werden. So wird jeder Workflow für klinische Studien an die Anforderungen der Studie angepasst und geht dennoch innerhalb von maximal 2 Tagen live.

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Testen in der Entwicklungsumgebung skybow ‍

Die Arbeitsabläufe für klinische Studien verarbeiten vertrauliche Daten und müssen zuverlässige Ergebnisse liefern. Deshalb ist es wichtig, neue Workflows für klinische Studien vor dem Einsatz ausgiebig mit den eigenen Daten testen zu können. Die skybow Solution Studio bietet hierfür die besten Möglichkeiten. Alle Automatisierungen, Formulare und Ergebnisse können ausgiebig getestet werden.

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"Die Trennung zwischen der Entwicklungs- und der Produktionsumgebung ist ein großer Vorteil für uns. Diese klare Trennung erleichtert uns die Verwaltung, Aktualisierung und Einrichtung neuer Arbeitsabläufe für klinische Studien", Andrew Kirby (Cutest The Skin Specialists)

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SharePoint-Formulare mit Überprüfungen, berechneten Feldern und Nachschlagefeldern‍

Bei der Auswahl von Personen für die Teilnahme an einer Studie muss eine beträchtliche Menge an Informationen erfasst werden. Dies geschieht teilweise durch die Teilnehmer selbst, aber auch durch das Team. Vor der Digitalisierung des Arbeitsablaufs bei klinischen Studien war diese Informationserfassung äußerst fehleranfällig. Durch die zahlreichen Funktionen, die skybow in Verbindung mit SharePoint Forms bietet , wurde dies gelöst und Fehler wurden vollständig eliminiert.

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Das Team verwendet zunächst Validierungen in den Formularen für die Arbeitsabläufe der klinischen Studien. Das bedeutet, dass auf Fehler bereits bei der Eingabe hingewiesen wird. Wo möglich, werden Felder in den Formularen direkt berechnet . So können bei der Eingabe keine Fehler auftreten. Auch Nachschlagefelder unterstützen dies. All diese verschiedenen Feldtypen und Feldfunktionen lassen sich in skybow Solution Studio einfach und schnell ohne Programmierkenntnisse implementieren.

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Die großartigen grafischen Gestaltungsmöglichkeiten der Formulare in skybow Solution Studio sind ebenfalls eine große Hilfe. Die Möglichkeit, Registerkarten zu erstellen oder ein mehrspaltiges Layout zu verwenden, macht die Formulare viel übersichtlicher und leichter ausfüllbar. Diese können ganz einfach per Drag&Drop mit einem What-you-see-is-what-you-get-Editor erstellt werden. Häufig werden hier auch aktualisierbare Rich-Text-Felder eingesetzt. Diese passen sich der Dateneingabe an. Sie helfen, die ausfüllende Person im Workflow der klinischen Studien noch besser zu unterstützen.

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Automatisierte Arbeitsabläufe‍

Im Workflow für klinische Studien werden zahlreiche Aktionsschaltflächen auf Seiten, in der Befehlsleiste von Listen und Bibliotheken oder auf Formularen verwendet. Diese Aktionsschaltflächen lösen verschiedene automatisierte Arbeitsabläufe aus. Diese übernehmen zahlreiche manuelle Aufgaben und erleichtern die Verwaltung von klinischen Studien erheblich. So kann beispielsweise überprüft werden, ob ein Proband bereits an einer anderen Studie teilgenommen hat. E-Mails oder Microsoft Teams-Nachrichten mit Erinnerungen oder Informationen können automatisch versendet werden. Diese und viele weitere Automatisierungsaktionen wurden ohne Programmieraufwand im skybow Action Builder erstellt.

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Die Lösung: Workflow für klinische Studien

Der erste Workflow für klinische Studien musste vom Team von The Cutest The Skin Specialists eingerichtet werden. Dieser diente dann als Grundlage für die Vorlage, die nun für die Einrichtung jeder neuen klinischen Studie verwendet wird.

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"Der Support von skybow ist außergewöhnlich. Das Team ist immer zur Stelle und findet für jedes Problem eine gute Lösung. Ich habe noch nirgendwo sonst einen so guten Support erlebt", Andrew Kirby (Custest The Skin Specialists)

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Dadurch wurde der Workflow für klinische Studien zu einer effizienten, kostengünstigen und benutzerfreundlichen Lösung für die Digitalisierung jeder klinischen Studie. Die Lösung deckt nun verschiedene Funktionen ab:

• Das Screening der Studienteilnehmer
• Teilnehmer können ihre Ergebnisse digital dokumentieren
• Aufzeichnung der Ergebnisse der Studien
• Klinische Daten können dokumentiert werden
• Ergebnisse werden ausgewertet
• Informationen werden an die Interessengruppen gesendet

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Dies führt zu deutlich weniger Fehlern während des gesamten Prozesses. Die manuellen Aufgaben des Teams wurden auf ein Minimum reduziert. Die Prozesse sind schneller und effizienter geworden. Infolgedessen können jetzt mehr klinische Studien durchgeführt werden. Alle Teammitglieder können jederzeit und überall auf die Informationen zugreifen. Dies hat auch die Stimmung und den Zusammenhalt innerhalb des Teams verbessert.  

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Der innovative Clinical Studies Workflow von Cutest The Skin Specialists setzt neue Maßstäbe für Effizienz und Genauigkeit bei klinischen Studien. Die auf SharePoint basierende Lösung skybow demonstriert eindrucksvoll den großen Effekt, manuelle Prozesse zu digitalisieren und dem Papierchaos endlich ein Ende zu setzen.

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Dank skybow können Prozesse sehr schnell, ohne Programmierkenntnisse und sehr kostengünstig modernisiert werden. Die Lösung kann an Ihre eigenen Prozesse angepasst werden. Auf diese Weise vereint skybow das Beste aus zwei Welten: Die Lösungen sind schnell implementierbar und kostengünstig (wie Standardwerkzeuge), können aber dennoch vollständig an die eigenen Anforderungen angepasst werden (wie eine Individualentwicklung).