Baumanagement-Software

Herausforderung

Vor der Einführung der Baumanagement-Software hatten Bauherren oft Schwierigkeiten, wichtige Informationen und Dokumente in Papierform zu verwalten, auszutauschen und zu archivieren. Dies führte zu Verzögerungen, Informationsverlusten, Fehlern und erhöhten Kosten bei der Projektverwaltung.

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Darüber hinaus war die Abhängigkeit von Papierakten und physischen Standorten ein Hindernis für die reibungslose Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Projektteilnehmern.

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Standardwerkzeuge können hier oft keine Abhilfe schaffen. Denn die Abläufe in Bauprojekten können je nach Projektart und -ort sehr unterschiedlich sein. Die Baumanagement-Software sollte daher in der Lage sein, die grundsätzliche Struktur und die Prozesse von Bauprojekten abzubilden und dennoch flexibel anpassbar sein.

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Wie wir es gelöst haben

Ähnliche Bauprojekte haben immer die gleiche Struktur und es sind im Wesentlichen die gleichen Aufgaben zu erledigen. Deshalb ist die Baumanagement-Software von teamsware so konzipiert, dass diese Struktur automatisch erstellt wird, wenn ein neues Projekt angelegt wird.

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Ein SharePoint-Dossier wird automatisch in der Baumanagement-Software erstellt, das alle Informationen, Aufgaben und Dokumente für ein Bauprojekt enthält. Das Dossier macht es einfach, master-detail relationships zu erstellen. So lassen sich Informationen aus mehreren Listen und Bibliotheken an einem Ort zusammenführen. Das verschafft einen besseren Überblick und schafft einen einzigen Single Source of Truth.

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Die ersten standardisierten Dokumente und Aufgaben werden bereits in den Listen und Bibliotheken durch Automation Actions erstellt. Dadurch entfällt viel manuelle Arbeit. Trotzdem wissen alle Beteiligten, was zu tun ist und werden von der Baumanagement-Software per E-Mail oder Microsoft Teams Nachricht daran erinnert.

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Dank des responsiven Designs der Baumanagement-Software kann die Lösung auch auf Tablets oder Smartphones auf der Baustelle optimal genutzt werden.

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Die Lösung verfügt auch über eine Funktion, mit der Bilder direkt von der Baustelle zu Dokumentationszwecken in die Baumanagement-Software hochgeladen werden können. Hierfür werden SharePoint-Formulare verwendet. Diese wurden erstellt und angepasst mit dem skybow Forms Designer. So konnten sie perfekt an die Bedürfnisse der Baubranche angepasst werden. Dadurch werden die Dokumentationsprozesse nicht nur digitaler, sondern auch deutlich einfacher, schneller und weniger fehleranfällig.

Die Lösung

Die Anforderungen resultierten in einer Komplettlösung, die den gesamten Bauprozess abbildet. Die Baumanagement-Software bietet Funktionen wie eine zentrale Datenablage, Dokumentenmanagement, eine benutzerfreundliche Oberfläche und eine nahtlose Integration in die Microsoft 365 Umgebung.

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Die Baumanagement-Software umfasst jedoch nicht nur die Dokumentation und das Dokumentenmanagement. Es gibt auch zahlreiche Funktionen zur Verbesserung der Zusammenarbeit bei Bauprojekten. Dazu gehören zum Beispiel:

• Funktionen zur Planung und Koordinierung von Aufgaben
• Kommunikation in Echtzeit
• Die Möglichkeit, Dokumente und Modelle direkt in der Software zu bearbeiten

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Diese Baumanagement-Software wurde komplett mit dem Toolset der skybow Solution Studio erstellt. Sie ist nun ein eigenständiges Produkt von der teamsware GmbH. Das macht sie zu einem ganz besonderen Projekt.

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Um die Baumanagement-Software als eigenes Produkt zu vertreiben, nutzt die teamsware GmbH vor allem die Provisionierungsfunktionen von skybow. Diese ist einzigartig auf dem Markt und das leistungsfähigste Provisioning-Feature für SharePoint.

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Es ermöglicht die Erstellung von Komplettlösungen als Vorlagen. Das bedeutet, dass die fertige Lösung in einer sicheren Entwicklungsumgebung immer wieder "kopiert", leicht an die Bedürfnisse des neuen Kunden angepasst und dann auf dessen SharePoint-Tenant bereitgestellt werden kann. So wird aus einem kleinen SharePoint-Projekt ein völlig neues Produkt.

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Das Provistioning Feature skybow ist auch für Updates der Baumanagement-Software verfügbar. Dies bedeutet, dass Updates der Lösung einfach implementiert und dann an alle Kunden verteilt werden können.