SharePoint Asset-Management

Herausforderung

Die Assets von MICA Ventures sind stetig gewachsen. Aber das Management war nicht an die daraus resultierenden Herausforderungen angepasst. Das Unternehmen versuchte, mit Microsoft Excel Ordnung in das Chaos zu bringen.

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Diese Methode war jedoch sehr fehleranfällig, die Zusammenarbeit war nur eingeschränkt möglich und es gab keine Automatisierungsfunktionalitäten. Das kostete das Unternehmen extrem viele Ressourcen.

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Da die Prozesse sehr individuell waren, war es nicht möglich, ein Standard-Tool zu finden, das für das Unternehmen geeignet war. Daher war skybow in Kombination mit SharePoint die perfekte Lösung für das Asset-Management. Die Low-Code Plattform ist zu 100 % in die Microsoft-Umgebung integriert und bietet die nötige Flexibilität, um die Lösung genau an die Bedürfnisse von MICA Ventures anzupassen.

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Wie wir es gelöst haben

SharePoint Asset-Management sollte das zentrale Tool für die Verwaltung aller Assets von MICA Ventures werden. Daher müssen die Funktionen auch den gesamten Verwaltungsprozess und alle damit verbundenen Herausforderungen abdecken. Nur so kann das SharePoint Asset-Management die Arbeit tatsächlich erleichtern.

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Die Dossiers für die Assets sind das zentrale Element der Lösung. Mit Hilfe der Dossiers können im skybow Solution Studio mit wenigen Klicks automatisch Master-Detail-Relationships erstellt und so mehrere Tabellen und Bibliotheken miteinander verknüpft werden. Dadurch können alle Daten, Dokumente, Kontakte und Aufgaben gemeinsam im entsprechenden Asset gespeichert werden.

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So entsteht ein zentraler Single Source of Truth. Auf diese können alle verantwortlichen Mitarbeiter jederzeit und von überall zugreifen. Da das SharePoint Asset-Management responsive ist, kann es auch auf einem Tablet oder Smartphone für Vor-Ort-Termine genutzt werden.

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Darüber hinaus wurden individuelle Automatisierungen eingebaut, um manuelle Aufgaben zu reduzieren. Mit Hilfe der skybow Automation Actions werden die Mitarbeiter z.B. über Microsoft Teams Nachrichten an zu erledigende Aufgaben erinnert.

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Auch die Erstellung verschiedener Berichte im SharePoint Asset-Management wurden mit dem Document Generation Feature von skybow automatisiert. So können die nötigen Word- oder PDF-Dokumente auf Knopfdruck erstellt werden. Dazu muss lediglich ein Beispieldokument mit den entsprechenden Platzhaltern in das Document Generation Feature im skybow Solution Studio hochgeladen werden.

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Die Lösung

Bei dem SharePoint Asset-Management stehen die Benutzerfreundlichkeit und die Zentralisierung aller Informationen zu den verschiedenen Assets im Vordergrund. Dokumente, Verträge und E-Mails können in der Asset-Management-Lösung mit Kommentaren abgelegt werden.  

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So ist sichergestellt, dass keine Informationen verloren gehen, alle Mitarbeiter immer auf dem neuesten Stand sind und die Daten jederzeit schnell gefunden werden können. Das bringt endlich Ordnung in das Excel-Chaos und den Dokumenten-Dschungel auf den Laufwerken.

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Einfache Berichtsdarstellungen der Zahlungsströme in den Anlagen sorgen für den nötigen Überblick. Aufgaben mit automatischer Erinnerungsfunktion helfen, die Anlagen zu verwalten. Das SharePoint Asset-Management bietet all diese Funktionalitäten, ohne die gewohnte Umgebung zu verlassen.

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Das SharePoint Asset-Management kann nicht nur in SharePoint genutzt werden, sondern ist auch zu 100 % in Microsoft Teams integriert. Dies ermöglicht es den Benutzern, in einem Tool zu arbeiten, das sie bereits täglich nutzen und mit dessen Bedienung sie bereits vertraut sind.

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Das macht auch das Onboarding viel einfacher. Denn es ist kaum ein Onboarding erforderlich, da die Benutzer bereits mit der Schnittstelle vertraut sind.

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Das SharePoint Asset-Management ist intelligent, fördert die Zusammenarbeit und wurde in nur 3 Tagen erstellt. Jetzt ist es das zentrale Werkzeug für das Asset-Management innerhalb von MICA Ventures.