SharePoint Recruitment Tracker

Herausforderung

Recruiting-Teams, die viele Online-Anfragen haben, stehen oft vor der Herausforderung, diese manuell zu bearbeiten und zu organisieren. Der Prozess ist immer derselbe, aber dennoch für jedes Unternehmen sehr individuell. Daher ist es oft schwierig, den Prozess mit Standardtools vollständig zu digitalisieren.

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Es sind viele manuelle Schritte erforderlich, um die Bewerber zu sortieren, sie geeigneten Stellen zuzuweisen, sie durch den Prozess zu führen und sie stets angemessen zu betreuen. Dieser Prozess ist sowohl zeitaufwändig als auch fehleranfällig.

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Daher war der SharePoint Recruitment Tracker die perfekte Lösung, um den Recruiting-Prozess zu digitalisieren, zu modernisieren und zu automatisieren.

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Wie wir es gelöst haben

Alle Kandidaten werden im SharePoint Recruitment Tracker erfasst. Zum einen werden sie über die Meta API direkt aus bezahlten Lead-Kampagnen in die SharePoint-Lösung importiert. Die Integration der Meta API war dank des skybow Automation Action Builders einfach und schnell zu realisieren. Über HTTP-API-Anfragen können Daten aus zahlreichen Backend-Systemen oder von Meta (Instagram und Facebook) in die SharePoint-Lösung importiert werden. Für solche Premium-Konnektoren fallen übrigens keine zusätzlichen Kosten an.

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Auf der anderen Seite hat das Recruiting-Team die Möglichkeit, Kandidaten manuell einzugeben. Dies geschieht digital mit Hilfe von SharePoint Forms im SharePoint Recruitment Tracker. Diese wurden mit dem SharePoint Forms Designer von skybow erstellt. Das Feature erlaubt es, die Formulare genau an die Anforderungen des Unternehmens anzupassen. So entsprechen sie dem CI und bieten alle gewünschten Funktionen. Dazu gehören z.B. conditional formatting oder Automation Actions direkt auf den Formularen.

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Die Kandidaten werden in Dossiers im SharePoint-Recruitment-Tracker verwaltet. Dies ist eine Funktion von skybow, mit der du mit wenigen Klicks Master-Detail-Relationships in SharePoint erstellen kannst. Das bedeutet, dass alle Informationen über die Kandidaten an einem Ort gebündelt werden. Alle Dokumente, E-Mails und Daten sind für alle verantwortlichen Mitarbeiter sichtbar und leicht zu finden.

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Sobald die Kandidaten eingegeben sind, durchlaufen sie alle den gleichen Recruiting-Prozess. Dieser wird automatisch im SharePoint Recruitment Tracker ausgelöst. Zahlreiche zuvor manuelle Aufgaben wurden automatisiert:

• E-Mails mit Informationen oder Statusmeldungen werden automatisch an die Bewerber gesendet.
• Automatisierte SMS werden als Erinnerungen für die Kommunikation mit den Bewerbern genutzt.
• Aufgaben der Mitarbeiter werden automatisch erstellt.
• Außerdem wird das Team über Microsoft Teams Messages an noch nicht erledigte Aufgaben erinnert.

All dies wurde mit Hilfe der Standard Automation Actions in skybow umgesetzt. Diese müssen nur geringfügig für den SharePoint Recruitment Tracker angepasst werden. Es sind keine Programmierkenntnisse erforderlich.

Die Lösung

Es wurde ein standardisiertes Formular für das Customer Relationship Management (CRM) in den sozialen Medien erstellt. Dieses wird in Social Media beworben. Das Formular dient dazu, potenzielle Kandidaten zu erfassen, die an einer bestimmten Stelle interessiert sind. Die dabei gesammelten Daten werden vom Tool automatisch ausgewertet.

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Potenzielle Bewerber werden automatisch auf verschiedenen Wegen kontaktiert, z. B. per E-Mail, SMS oder Microsoft Teams. Dies geschieht durch den Einsatz automatischer Follow-up-Systeme im SharePoint Recruitment Tracker. Der Status jedes Kandidaten wird mit den Anforderungen des suchenden Unternehmens abgeglichen und zugeordnet.

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Der gesamte Prozess, einschließlich der Kontaktaufnahme mit den Bewerbern und der Verfolgung des Status jedes einzelnen Bewerbers, wird durch den SharePoint Recruitment Tracker überwacht und verwaltet. Der Tracker stellt auch sicher, dass alle relevanten Informationen über jeden Bewerber auf dem neuesten Stand gehalten werden. Darüber hinaus werden alle Interaktionen mit den Bewerbern ordnungsgemäß dokumentiert.

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Dadurch wird sichergestellt, dass die Unternehmen die besten Bewerber finden. Der Einsatz von automatisierten Workflows im SharePoint Recruitment Tracker verbessert die Effizienz und Genauigkeit des gesamten Prozesses. Darüber hinaus reduziert das Tool Zeit und Kosten für alle Beteiligten.