So machst du aus einfachen SharePoint Formularen intelligente Lösungen

Jede SharePoint-Lösung enthält mindestens ein SharePoint Formular. In den meisten Fällen gibt es mehr als nur ein SharePoint Formular.

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Denn Daten oder Dokumente spielen in jedem Prozess eine wichtige Rolle. Sie müssen erfasst, gespeichert und verarbeitet werden. Genau das geschieht in den SharePoint Formularen.

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Sie sind also die erste Anlaufstelle für Endnutzer/innen. Damit kommt auch der Struktur und dem Design eine große Verantwortung zu. Die SharePoint Formulare haben erheblichen Einfluss auf die Nutzererfahrung. Sie sind ausschlaggebend dafür, ob eine Lösung intuitiv zu bedienen ist und angenommen wird.

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Sich nur auf die Grundfunktionen von SharePoint Formularen zu verlassen, würde sich sowohl auf die Benutzererfahrung als auch auf die Benutzerakzeptanz negativ auswirken. Stattdessen sollten die Möglichkeiten voll ausgeschöpft werden, um deine einfachen SharePoint Formulare in intelligente Formulare zu verwandeln.

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Wir zeigen dir, welche Optionen verfügbar sind und wie du sie nutzen kannst. Wir stellen dir sogar Videos zur Verfügung, in denen du intelligente SharePoint Forms in echten Anwendungsfällen erlebst.

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Erstelle dynamisch SharePoint Formulare

Je dynamischer und intelligenter SharePoint-Formulare strukturiert sind, desto besser leiten sie die Endbenutzer/innen beim Ausfüllen der Daten.

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Eine dynamische Struktur für intelligente SharePoint Formulare bedeutet, dass das Formular auf die Eingaben des Endbenutzers reagiert. Dies kann auf unterschiedliche Weise geschehen:

• Die Elemente ändern sich je nach Eingabe. Zum Beispiel werden neue Buttons mit unterschiedlichen Funktionen sichtbar.
• Die Einträge werden in Texte übertragen, wie die Überschrift oder die Beschreibung des SharePoint Formulars.
• Der Prozessschritt, in dem sich der Workflow gerade befindet, wird auf dem SharePoint Formular visuell angezeigt.
• Je nach Eingabe erscheinen neue Einbagefelder.

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Intelligente SharePoint Formulare, die dynamisch strukturiert sind, führen die/den Endbenutzer/in Schritt für Schritt durch das Ausfüllen des Formulars. Dem/der Endnutzer/in wird nur das angezeigt, was für sie/ihn zu einem bestimmten Zeitpunkt relevant ist.

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Dadurch wird verhindert, dass die Endnutzer/innen von einem großen SharePoint Formular überfordert sind oder sogar vergessen, Eingaben zu machen. Sie folgen einfach dem Fluss des SharePoint Formulars und den dynamischen Informationen darin.

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Die dynamische Struktur eines intelligenten SharePoint Formulars dient gleichzeitig auch als Nutzer-Feedback. So können Endanwender/innen schneller erkennen, ob sie falsche Eingaben gemacht haben.

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Schaffe einen Single Source of Truth mit Display Forms und Master-Detail-Relations

Wenn du den Titel liest, denkst du wahrscheinlich an Datenmodell-Denormalisierung und komplexe Master-Detail-Relations. Wenn du nur SharePoint out-of-the-box-Tools nutzt, ist dies sicherlich richtig.

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Doch mit Hilfe von Low-Code Plattformen ist dies auch ohne Programmierung möglich. Es gibt zahlreiche einfache Möglichkeiten, ein schön gestaltetes Display Form in einen Single Source of Truth zu verwandeln. Aber dazu später mehr.

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Dies ist ein zentraler Punkt, an dem alle Informationen verfügbar sind. Das bedeutet, dass die Endnutzer/innen die einzelnen Informationen oder Daten nicht an verschiedenen Stellen zusammensuchen müssen. Sie sind auf einen Blick verfügbar. Das ist auch ein Teil der intelligenten Formulare.

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Sogenannte Dossiers können durch aggregierte Berechnungen aus den Detaillisten in der Hauptliste oder die Anzeige von Daten über mehrere Listen hinweg weiter verbessert werden, um de Nutzer/innen das Durchsuchen der Listen zu erleichtern. Berechnungen können implementiert werden, um noch mehr Wert und Informationen aus den Daten zu extrahieren.

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Das Ergebnis ist ein intelligentes SharePoint Formular wie dieses Mitarbeiterdossier.

Die verschiedenen Detaillisten befinden sich in den Registerkarten. Um die Daten strukturiert darzustellen, wurde ein mehrspaltiges Layout verwendet. Außerdem gibt es eine Dateivorschau. Sie ermöglicht die direkte Anzeige von Dateien auf New, Edit und Display Forms. Das spart Zeit und verbessert die Nutzerfreundlichkeit.

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Führe Nutzer/innen mit bedingter Formatierung

Die bedingte Formatierung ist ein weiteres Mittel, um Endnutzer/innen möglichst reibungslos durch das Ausfüllen eines SharePoint Formulars zu leiten. Dies bedeutet, dass Elemente je nach Eingabe unterschiedlich formatiert werden.

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In einem intelligenten SharePoint Formular wird die bedingte Formatierung beispielsweise verwendet, um Fehler in den Eingaben hervorzuheben oder um anzuzeigen, dass eine Grenze überschritten wurde. Sie kann auch verwendet werden, um Hinweise oder Hilfemeldungen auf Grundlage der Eingaben anzuzeigen.

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Die bedingte Formatierung kann sehr klein sein, wie ein Hinweis, oder groß und auffällig, wie eine Warnung oder die Anzeige eines Fehlers. In unserem Beispiel hier ist sie ziemlich groß und fett. Dadurch wird sofort klar, dass das Budget überschritten wurde. Die Anfrage muss daher direkt an den CFO und nicht an den Teamleiter geschickt werden.

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Die bedingte Formatierung in einem intelligenten SharePoint-Formular ist eine hervorragende Hilfe für den Endbenutzer/innen. Sie erhalten beim Ausfüllen des SharePoint Formulars ein Feedback und können entsprechend reagieren. So werden Fehler und Korrekturschleifen vermieden. Das beschleunigt die Prozesse und erhöht die Datenqualität.

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Wie eingangs versprochen, ist das Video mit echten Anwendungsfällen für die intelligenten SharePoint Formulare hier verfügbar. Hier kannst du genau sehen, welche Vorteile sie für den Endnutzer/innen bringen und welche Möglichkeiten dir zur Verfügung stehen. Natürlich sind das nur einige Beispiele. Die Möglichkeiten sind endlos.

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Wir möchten dir ein paar Anregungen geben, wie du deine einfachen SharePoint Formulare in intelligente Formulare verwandeln kannst.

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So machst du aus einfachen SharePoint Formularen intelligente Lösungen

Nachdem wir du nun einige Anregungen gegeben haben, wie du einfache SharePoint Formulare in intelligente Lösungen verwandeln kannst, geht es nun an die Praxis: Wie kannst du das umsetzen? Welches Wissen brauchst du?

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Die erste Möglichkeit, deine einfachen SharePoint-Formulare in intelligente Lösungen zu verwandeln, ist mit SharePoint out-of-the-box. Dies erfordert tiefgreifendes SharePoint-Expertenwissen und Programmierkenntnisse. Die meisten der oben genannten Funktionen können nur direkt in SharePoint über Custom Code oder komplexe, fehleranfällige Workarounds erstellt werden.

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Eine viel einfachere und schnellere Alternative sind Low-Code Plattformen, wie das skybow Solution Studio. Sie bieten eine steile Lernkurve und erfordern weder Expertenwissen noch Programmierkenntnisse. Dank des Low-Code-Ansatzes kannst du intelligente SharePoint-Formulare per Drag & Drop und mit Hilfe verschiedener Low-Code-Assistenten erstellen. Alles, was du brauchst, sind grundlegende SharePoint-Kenntnisse. Der skybow Forms Designer stellt dir alle notwendigen Werkzeuge und Funktionen zur Verfügung. So findest du alles, was du brauchst, in einer Plattform.

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In dem Video siehst du das skybow Solution Studio in Aktion. Wenn du also schon immer wissen wolltest, wie einfach es ist, intelligente SharePoint Formulare zu erstellen, solltest du es dir unbedingt ansehen.

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