So holst du das Beste aus deinen SharePoint Workflows heraus

Unternehmen in der digitalen Transformation sind 26 % profitabler. Das ist eine Menge. Es zeigt, wie mächtig Automatisierung und Digitalisierung sind.

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Wird dein Team durch sich wiederholende Aufgaben aufgehalten? Was wäre, wenn du diese automatisieren würdest?

Du wärst im Durchschnitt 26 % produktiver. Da dies nur der Durchschnitt ist, könnte dein Team bzw. deine Organisation sogar noch besser sein.

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SharePoint-Workflows sind ein echter Wendepunkt. Sie steigern die Effizienz, lassen sich nahtlos in Microsoft 365 integrieren und senken die Kosten. Kein neuer Log-In erforderlich. Keine komplexen Einstellungen. Nur standardisierte Prozesse, die auf deine Bedürfnisse zugeschnitten sind.

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Insbesondere interne Prozesse lassen sich hervorragend in SharePoint abbilden. Der Prozess muss sich nicht dem Tool anpassen, sondern umgekehrt. Typische Prozesse, die häufig in SharePoint digitalisiert werden, sind

• Mitarbeiter-Onboarding
• Inventarverwaltung
• Projektleitung
• Verwalten von Dokumenten
• Verwaltung von Aufzeichnungen

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Stell dir vor, du hättest alle deine Prozesse an einem Ort. SharePoint-Workflows bieten die Flexibilität von Individualsoftware und die Erschwinglichkeit von Standardlösungen. Das macht sie zur perfekten Lösung für dich.

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Aber es gibt einen Haken. Diese Vorteile ergeben sich nur, wenn die Workflows richtig eingerichtet sind. In diesem Blog Beitrag erfährst du, wie du das Beste aus deinen SharePoint Workflows herausholen kannst.

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Optimieren deine SharePoint Workflows

Um wirklich von SharePoint Workflows zu profitieren, ist es wichtig zu wissen, wie man sie effektiv einsetzt. Hier findest du einige wichtige Strategien und Profi-Tipps aus Hunderten von SharePoint-Projekten, die dir helfen, das Beste aus deinen Workflows herauszuholen:

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SharePoint Workflows mit einem Klick starten

Ganze SharePoint Workflows können nur einen Mausklick entfernt sein. Mit diesem einen Klick wird eine große oder kleine Abfolge von Aktionen automatisch ausgeführt. Dadurch wird der manuelle Aufwand für dein Team erheblich reduziert.

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One-Button-Workflows sparen Zeit, sorgen für Standardisierung und vermeiden Fehler. Automatisierte Workflows bringen Konsistenz und Zuverlässigkeit in deine Abläufe. Die Prozesse folgen einem festen Muster. Niemand muss sich darum kümmern, dass Aufgaben erledigt werden oder korrekt ablaufen. Keine Schritte können vergessen werden.

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Dennoch kann der Status aller einzelnen Schritte jederzeit in der Lösung verfolgt und angezeigt werden. Das heißt, du musst die Kontrolle nicht komplett an das System abgeben, wenn du nicht möchtest.

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In diesem Beispiel startet der Onboarding-Prozess automatisch beim Klick:

1. Ein/e neue/r Mitarbeiter/in wird in der HR-Lösung mit den Daten aus der Bewerbung angelegt.
2. Alle erforderlichen Dokumente werden erstellt und gespeichert.
3. Der/die Bewerber/in wird benachrichtigt und erhält alle Infos über die Einstellung und das Onboarding per E-Mail.
4. Der/die Vorgesetzte wird via Microsoft Teams Message informiert.
5. Die Onboarding-Aufgaben der Führungskraft wurden in Microsoft Planner eingetragen.
6. Die IT-Abteilung wird per Teams Message informiert, um alles vorzubereiten.

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All diese Aufgaben werden automatisch ausgeführt. Es ist nur ein einziger Klick erforderlich.

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End-to-End-Prozessmanagement mit SharePoint Workflows

In SharePoint können die Worklfows an die gelebten Prozesse angepasst werden. Es lohnt sich, ganze Prozesse zu digitalisieren. Das hat den Vorteil, dass die Prozesse hervorragend nachverfolgt werden können. Niemand verliert den Überblick und alle sind immer auf dem neuesten Stand.

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Alle Prozesse eines Teams oder sogar des gesamten Unternehmens werden an einer zentralen Stelle gesammelt. Das schafft einen Single Source of Truth und beendet das Chaos. Gleichzeitig sieht jede/r Nutzer/in immer nur die Prozesse oder Prozessschritte, die relevant sind.

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Darüber hinaus kann die Automatisierung, wie wir im vorigen Punkt gesehen haben, die Arbeitslast verringern. Insbesondere durch scheduled und triggered Automatisierungen. Diese schaffen zuverlässige Workflows und können besonders effektiv eingesetzt werden, wenn Prozesse ganzheitlich abgebildet werden.

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Dadurch kann auch die Anzahl der verschiedenen Tools im Unternehmen reduziert werden. Das spart Kosten, vereinfacht die Lizenzverwaltung und beschleunigt das Onboarding neuer Mitarbeiter.

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Automatisiere die Dokumentengenerierung in SharePoint

SharePoint Workflows können auch die Erstellung von Dokumenten automatisieren. Sie können Dokumente auf der Grundlage von scheduled Events, bestimmter Trigger oder auf Knopfdruck erstellen. Dafür werden die Inhalte aus SharePoint-Listen und -Bibliotheken genutzt.

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Dies ist ideal für dokumentenzentrierte Workflows, wie z.B. Vertragsmanagement oder HR-Lösungen. Zahlreiche Dokumente in solchen Prozessen haben stets dieselbe Struktur und müssen lediglich mit individuellen Daten befüllt werden. Das ist perfekt für die Automatisierung, um den manuellen Aufwand zu reduzieren.

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Darüber hinaus sorgt die Automatisierung der Dokumentengenerierung für eine Standardisierung der Dokumente und für eine hohe Qualität.

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Im folgenden Video siehst du echte Anwendungsfälle, in denen die Tipps in der Praxis gezeigt werden. So kannst du dir Inspirationen für deine Workflows holen. Du wirst auch direkt die Vorteile von SharePoint Workflows erkennen.

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Lass uns das Beste aus deinen SharePoint Workflows herausholen

Die Implementierung dieser Workflows in SharePoint out-of-the-box ist zwar möglich, erfordert aber oft einen erheblichen Programmieraufwand und Expertenwissen. Die Wartung ist komplex, und die Individualisierung begrenzt.

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Low-Code Plattformen wie das skybow Solution Studio bieten eine bessere Lösung. Als Citizen Developer oder Admin kannst du im Automation Action Builder ganze Workflows per Drag-and-Drop und mit Low-Code Assistenten einrichten. Das Tool ist benutzerfreundlich und erfordert kein großes Team aus speziell ausgebildeten Entwicklern.

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Ein kleines Team kann das Onboarding mit einer steilen Lernkurve schnell bewältigen. Wartung, Aktualisierungen und Prozessänderungen werden einfach über die Plattform verwaltet. Das skybow Solution Studio bietet alles, was erforderlich ist, um Prozesse schnell und kostengünstig zu modernisieren, zu standardisieren und zu digitalisieren.

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Durch den Einsatz dieser Tools und Techniken kannst du das Potenzial von SharePoint Workflows voll ausschöpfen. Du kannst sicherstellen, dass die Prozesse in deinem Unternehmen effizient, standardisiert und qualitativ hochwertig sind.

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Klingt zu schön, um wahr zu sein?
Wir zeigen dir im Video, wie einfach es wirklich ist. Du kannst unser skybow Solution Studio exklusiv in Aktion sehen.