Was macht eine gute SharePoint-Anwendung aus?

Stell dir vor, du betrittst ein Büro, in dem alles perfekt angeordnet ist: Jede Akte, jedes Dokument und jede Software ist genau dort, wo du sie brauchst.

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Das ist die Erfahrung, die eine gute SharePoint-Anwendung bieten kann.

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Um dieses Niveau an Perfektion in einer SharePoint-Anwendung zu erreichen, geht es jedoch nicht nur darum, Funktionen zu stapeln. Es geht darum, eine Lösung zu schaffen, die nicht nur die unmittelbaren Bedürfnisse der Nutzer erfüllt, sondern sich auch an veränderte Anforderungen anpassen lässt.

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Was macht also die Erstellung einer guten SharePoint-Anwendung erfolgreich? Schauen wir uns die wichtigsten Punkte an, auf die sich jeder SharePoint-Entwickler konzentrieren sollte.

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Die Bedürfnisse deiner User verstehen

Der Ausgangspunkt für jede erfolgreiche SharePoint-Anwendung ist ein tiefes Verständnis der Bedürfnisse deiner User. Du musst dich von Anfang an mit deinen Usern auseinandersetzen und durch Umfragen, Interviews und Beobachtungen Erkenntnisse sammeln.

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SharePoint wird häufig eingesetzt, um Prozesse zu digitalisieren. Der große Vorteil von SharePoint-Anwendungen ist, dass sie den gelebten, individuellen Prozess abbilden. Dazu musst du aber den Prozess im Detail kennenlernen.

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Es ist von entscheidender Bedeutung, nicht nur herauszufinden, was die User wollen, sondern auch, was sie wirklich brauchen. In Gesprächen mit Usern klappt das oft nicht. Sie vergessen Schritte, die bereits zur Selbstverständlichkeit geworden sind, Ausnahmen kommen erst im Laufe der Zeit zum Vorschein, ...

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Es ist daher wichtig, sich mit dem Prozess vertraut zu machen. Dieser nutzerzentrierte Ansatz stellt sicher, dass die Anwendung effektiv genutzt wird, und fördert von Anfang an eine bessere Akzeptanz.

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Ist SharePoint für deine Anforderungen geeignet?

In diesem Schritt solltest du auch prüfen, ob SharePoint deinen Anforderungen entspricht. So viele Vorteile die Plattform auch hat, sie hat auch ihre Grenzen. Viele dieser Einschränkungen kannst du mit Low-Code Plattformen mit, wie z. B. skybow, umgehen, aber nicht alle.

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Du kannst nur dann eine gute SharePoint-Anwendung erstellen, wenn SharePoint als Plattform auch deinen Anforderungen entspricht.

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Bedenke daher, dass SharePoint in mancherlei Hinsicht eingeschränkt ist. Dies gilt z.B. für die Anzahl der Berechtigungen, die Anzahl der Einträge in der Listenansicht, die Anzahl der Personen, die ein Dokument gleichzeitig bearbeiten können oder die maximale Größe eines Dokuments.

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SharePoint ist aber auch oft nicht die perfekte Lösung für geschäftskritische Echtzeitdaten oder Prozesse, die mit zahlreichen anderen Systemen in beide Richtungen Daten austauschen müssen.

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Wichtig: Die Grenzen sind sehr hoch angesetzt. Beschränkungen sind daher nur bei großen Projekten mit sehr großen Datenmengen zu befürchten. Dennoch sollten die Gegebenheiten vorher geprüft werden. Theoretisch können fast alle Anforderungen mit SharePoint umgesetzt werden - insbesondere in Kombination mit einer Lowcode Plattform wie skybow.

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Eine weitere Stärke von Low-Code Lösungen ist, dass sie sehr flexibel sind. Wenn ein Prozess angepasst werden muss, weil sich Fehler eingeschlichen haben oder Schritte in der Praxis nicht berücksichtigt wurden, ist das ganz einfach möglich. Korrekturen erfordern kein neues IT-Projekt und sind daher in wenigen Arbeitsstunden erledigt. Auch sich ständig ändernde Anforderungen stellen kein Problem dar und können problemlos berücksichtigt werden.

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Förderung der Nutzerakzeptanz in einer guten SharePoint-Anwendung

Die Nutzerakzeptanz ist entscheidend für den Erfolg jeder guten SharePoint-Anwendung. Um dies zu fördern, sollten Entwickler sicherstellen, dass das UI intuitiv und benutzerfreundlich ist.

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Wie erreichst du das? Hier sind unsere besten Tipps:‍

• Achte darauf, dass eine gute SharePoint-Anwendung eine klare Struktur hat. So können User Informationen, Daten und Dokumente schnell und einfach finden.
• Nutze User-Feedback in der Anwendung, damit diese wissen, was der nächste Schritt ist.
• Arbeite mit visuellen Elementen, um zu verdeutlichen, was User tun sollen. Dies ist z. B. bei Pflichtfeldern oder der Feldvalidierung hilfreich.
• Nutze alle Gestaltungsmöglichkeiten, um Listen, Ansichten und Seiten so übersichtlich wie möglich zu gestalten. So kannst du z. B. Farbmarkierungen in Listen verwenden, wichtige Buttons hervorheben, nur notwendige Funktionen in der Command Bar anzeigen, ...
• Stelle den Prozess dar, damit die User den Fortschritt sehen.
• Reduziere die Ansichten von Listen, Dossiers usw. auf die für User notwendigen Informationen, um sie nicht zu überfordern.
• Passe das Design an das CI an, damit sich User sofort "zu Hause" fühlen.
• Erstelle eine gute SharePoint-Anwendung so, dass sie auch in Microsoft Teams verwendet werden kann. So können die User in einer vertrauten Umgebung arbeiten.

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Je klarer und verständlicher die Inhalte in SharePoint strukturiert sind, desto höher ist die Nutzerfreundlichkeit und desto besser ist das Nutzererlebnis. Eine SharePoint-Anwendung ist nur dann gut, wenn User sie gerne nutzen.

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Die Möglichkeiten von SharePoint können in Bezug auf die Gestaltung sehr begrenzt sein. Hier können Low-Code Tools wie der skybow Form Designer helfen, mit denen die oben genannten Tipps schnell und einfach ohne Programmierkenntnisse umgesetzt werden können.

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Aus Compliance- und Sicherheitsgründen ist es in Unternehmen auch besonders relevant, dass nur eine Auswahl von bestimmten Personen Zugang zu wichtigen Dokumenten hat. Dies ist auch ein Teil der Nutzerfreundlichkeit. Wenn Benutzer nur sehen, was sie sehen und bearbeiten dürfen, gibt es keine Verwirrung. Damit du die geltenden Datenschutzrichtlinien einhältst, kannst du genaue Zugriffsberechtigungen vergeben. Zu den Optionen gehören die Mehrfachauthentifizierung (MFA) oder die Vergabe von Gastzugängen.

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Merkmale von guten und schlechten SharePoint-Anwendungen

Was genau ist der Unterschied zwischen einer guten und einer schlechten SharePoint-Anwendung? Was solltest du beachten?

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Eine Zusammenfassung unserer wichtigsten Erkenntnisse für die Erstellung einer guten SharePoint-Anwendung:

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Die Entwicklung einer guten SharePoint-Anwendung ist vergleichbar mit dem Bau eines Hauses nach Maß. Sie muss mit Blick auf die Zukunft entwickelt werden und sowohl den aktuellen als auch den zukünftigen Anforderungen gerecht werden. Sie sollte eine sichere, effiziente Umgebung bieten, in der die Produktivität gedeihen kann.

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Als Entwickler solltest du immer daran denken, dass deine Arbeit Auswirkungen auf die täglichen Abläufe der User hat. Indem du dich auf die Bedürfnisse der User konzentrierst, die Akzeptanz förderst, robuste Funktionen sicherstellst und von weniger erfolgreichen Anwendungen lernst, kannst du gute SharePoint-Lösungen entwickeln, die nicht nur genutzt werden, sondern auf die man sich auch verlassen kann.

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Behalte diese Grundsätze im Hinterkopf, und du bist auf dem besten Weg, eine gute SharePoint-Anwendung zu erstellen.

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Gute SharePoint-Anwendungen in der Praxis

Kommen wir nun von der Theorie zur Praxis. Wie wir bereits erwähnt haben, erleichtern Low-Code Plattformen, wie z. B. das skybow Solution Studio es dir als SharePoint-Entwickler, gute SharePoint-Anwendungen zu entwickeln. Sie erweitern das Leistungs- und Funktionsspektrum von SharePoint. So ist es sehr einfach, ohne Programmierkenntnisse innerhalb kürzester Zeit komplette Prozesse zu digitalisieren und moderne Anwendungen zu erstellen.

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Mehr als 300 Kund/innen vertrauen bereits auf diese Plattform.

Sie haben zahlreiche gute SharePoint-Anwendungen entwickelt. Ein paar davon findest du in den skybow Case Studies. Dort kannst du dir Inspirationen für deine eigenen SharePoint-Anwendungen holen, wie z.B. den Konstruktionsplaner von GELSENWASSER in Zusammenarbeit mit busitec (Team des Gastautors).

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Ziel dieser SharePoint-Anwendung war es, die interne Planung von Baumaßnahmen effizienter zu gestalten. SharePoint wird als detaillierte Listenansicht genutzt, um Aufgaben in einem Planer zu koordinieren und Aufträge praktisch zu verwalten. Projekte und Kosten können ausgewertet werden. So bleiben alle auf dem Laufenden. Prozesse werden beschleunigt und sind klar nachvollziehbar.