Wie man SharePoint-Listen wie eine Datenbank verwendet

Oft wird das Potenzial von SharePoint völlig unterschätzt. Meistens wird SharePoint nur für die Speicherung von Dokumenten verwendet. Dabei hat die Software so viel mehr Funktionen und echtes Potenzial, auch als Datenbank genutzt zu werden. Wir möchten dich darüber informieren, welche Vor- und Nachteile der Einsatz von SharePoint-Listen als Datenbank mit sich bringt, was du beachten solltest, wie du eventuell auftretende Probleme lösen kannst und welche fantastischen Möglichkeiten sich dir bieten.

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Die Vor- und Nachteile der Verwendung von Listen als SharePoint-Datenbank

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SharePoint-Listen sind unglaublich nützlich. Sie bringen eine Menge Vorteile mit sich, die sie perfekt für die Verwendung als SharePoint-Datenbank qualifizieren. Du kannst mit wenig Aufwand eine Art von Datenbanktabellen erstellen und schon nach kurzer Zeit mit ihnen arbeiten.

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Vorteile der Verwendung von Listen als SharePoint-Datenbank

• Im Gegensatz zu einer "echten" Datenbank, die du über SQL Server/SQL Azure oder MySQL erstellen kannst, benötigst du keine speziellen Berechtigungen von einem Datenbankadministrator, um ein neues Schema oder Ähnliches bereitzustellen.
• Im Gegensatz zu herkömmlichen Datendiensten musst du für die Nutzung von SharePoint-Listen nicht extra bezahlen. Wenn dein Unternehmen bereits Produkte wie Microsoft Teams verwendet, hast du ohne zusätzliche Lizenzierung Zugriff auf SharePoint-Listen.

• Im Vergleich zu den beiden oben genannten Optionen musst du deine in SharePoint-Listen gespeicherten Ressourcen nicht mit Daten koordinieren, die "irgendwo anders" gespeichert sind. Du kannst die Daten in den Listen jederzeit sichern, wiederherstellen oder migrieren, ohne dich um die Paketierung und Synchronisierung zu kümmern.
• Wenn du SharePoint-Listen als Datenbank verwendest, erhältst du eine sofort einsatzbereite Benutzeroberfläche für deine Daten. Diese Schnittstelle ist kontinuierlich erweiterbar und skalierbar.

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Aber natürlich hat die Verwendung von Listen als SharePoint-Datenbank nicht nur Vorteile. Hier sind einige der Nachteile, die du im Auge behalten solltest:

• Die Notwendigkeit, sicherzustellen, dass nicht zu viele Zeilen zurückgegeben werden, wenn du eine Liste anzeigst. Zugegeben, das SharePoint-Team hat daran gearbeitet, dieses Problem zu minimieren, aber es bleibt immer noch ein Problem.

• Es gibt keine echte Möglichkeit, Tabellen zu verbinden. Du musst also dein Datenmodell denormalisieren und sehr komplexe Master-Detail-Beziehungen erstellen. Eine andere Möglichkeit wäre die redundante Dateneingabe, aber das ist nicht wirklich eine gute Option.
• Die Suche in SharePoint konzentriert sich auf einzelne Listenelemente, nicht auf Gruppen von zusammenarbeitenden Elementen. Du kannst also die Suche nicht verwenden, um Quittungen für Parkgebühren über 50 $ abzufragen, die von Mitarbeitern im Büro in Boston geltend gemacht wurden, selbst wenn die Zuordnung von Eigenschaften verfügbar ist. Das liegt daran, dass der Betrag ein Einzelpostenfeld ist und das Büro ein Stammelementfeld.

Dies sind nicht alle Probleme, auf die du stoßen wirst, wenn du SharePoint-Listen als Datenbank verwenden möchtest. Aus diesem Grund haben wir mit skybow Solution Studio eine Lösung geschaffen, die viele dieser Probleme beheben kann. Das Tool bietet dir zahlreiche Optionen, um SharePoint-Listen zur perfekten Datenbank für deinen individuellen Anwendungsfall zu machen.

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‍Warum du das skybow Dossier als SharePoint-Datenbank verwenden solltest

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SharePoint-Listen können perfekt als Datenbank für verschiedene Anwendungsfälle geeignet sein, wenn sie durch leistungsstarke Funktionen ergänzt werden. Genau das haben wir bei skybow mit Dossiers erreicht.

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Welche Vorteile bieten skybow Dossiers im Vergleich zu SharePoint-Listen, wenn es um die Nutzung als Datenbank geht? ‍

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Verwende die Suche

Dank eines Webparts mit Suchkriterien, den du zu deiner Listenansicht hinzufügen kannst, wird die SharePoint-Suche besonders nützlich. Du kannst Begriffe eingeben und schnell eine Teilmenge der Liste abrufen. So müssen die Benutzer nicht durch endlose Zeilen blättern, um zu finden, was sie brauchen. ‍ ‍

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Erstelle übergeordnete und untergeordnete Listen

Sie haben die Möglichkeit, eine Liste als Haupt-/Masterliste und mehrere mit ihr verknüpfte Unter-/Detaillisten zu erstellen. Die erforderlichen Nachschlagefelder werden automatisch von skybow generiert. Eine Denormalisierung des Datenmodells, komplexe Master-Detail-Beziehungen oder redundante Datenspeicherung sind daher nicht erforderlich. ‍ ‍

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Zeige aggregierte Berechnungen an

Felder in der Hauptliste können aggregierte Berechnungen aus den verknüpften Detaillisten enthalten. Zum Beispiel die Anzahl der verknüpften Dokumente in einer Bibliothek oder die Summe der Beträge der einzelnen Positionen in einer Kostenaufstellung. Diese Aggregationen werden automatisch von einem Hintergrunddienst aktualisiert, sobald sich die Daten ändern. Du brauchst also keine Verknüpfungs- oder Abfragelogik zu schreiben.

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‍Zeige Daten über mehrere Listen hinweg an

Du kannst Werte aus Feldern der Hauptliste in Felder der untergeordneten Liste kopieren. Dies kann das Durchsuchen der Detailliste durch den Benutzer erheblich vereinfachen. Noch wichtiger ist, dass der SharePoint-Suchindexerfasser die Zeile indizieren und die kombinierten Master- und Detaildaten sehen kann. Wie bei Aggregationen werden diese vererbten Metadaten automatisch von einem Hintergrunddienst gepflegt. Es entstehen keine Nachteile durch redundante Daten.

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Implementiere komplexer Berechnungen ohne aufwändige Kodierung

Bei der Implementierung von Berechnungen sind deiner Kreativität keine Grenzen gesetzt. Es sind weitaus komplexere Berechnungen möglich als das, was SharePoint standardmäßig für Listenelemente anbietet, und das ohne aufwändiges Coding. Diese Berechnungen werden auch automatisch im Hintergrund ausgeführt. ‍

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Verwende Metadaten

Alle zusätzlichen Metadaten können von anderen Softwarekomponenten leicht eingesehen werden.

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Punkt 1 bezieht sich auf den Webpart skybow List View Query, während die Punkte 2 - 6 das darstellen, was wir skybow Dossiers nennen. Es ermöglicht dir, eine große Menge an Daten auf einmal abzurufen und sie gemeinsam anzuzeigen oder zu bearbeiten, ähnlich wie eine Fallakte.

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Dossiers behandeln eine Gruppe von SharePoint-Listen wie eine hierarchische Datenbank. Wenn du das tun kannst, musst du deine Daten fast nie außerhalb von SharePoint speichern. Du erhältst das perfekte Toolset mit zahlreichen Funktionen, um Listen als SharePoint-Datenbank zu nutzen.

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So richtest du deine SharePoint-Datenbank in skybow Solution Studio mit Dossiers ein.

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Die Dossiers sind ein zentraler Bestandteil unserer LowCode-Plattform, der skybow Solution Studio . Dossiers bilden die Grundlage für fast jede SharePoint-Lösung, die mit unserer Plattform aufgebaut wird. Das Dossier besteht aus einer oder mehreren SharePoint-Listen. Natürlich muss nicht jede Liste Teil eines Dossiers sein. skybow verarbeitet auch eigenständige Listen. Sie verwenden die Listen also als Datenbank.

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Das skybow Solution Studio verwendet dann die Metadaten eines Dossiers, um automatisch Formulare zu erzeugen. Auf diese Weise kannst du ein Hauptlistenobjekt und alle damit verbundenen Detailobjekte und Dokumente in nur einem Formular suchen und bearbeiten.  

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Bei der Gestaltung dieser Formulare bist du völlig frei. skybow bietet dir dazu den einfachen SharePoint Forms Designer. Dieser ermöglicht es dir, das Formular per Drag&Drop genau an deine Bedürfnisse oder dein CI anzupassen.  

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Das Beste daran ist, dass das Formular nicht so viel Arbeit machen muss, wie du vielleicht denkst. Die Dossier-Hintergrunddienste kümmern sich um die Vererbung, Berechnungen und Aggregationen.

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Warum SharePoint-Listen eine gute Option zur Erstellung einer Datenbank sind

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Wenn du SharePoint-Listen als Datenbank verwenden möchtest, aber nur die Standardfunktionen zur Verfügung haben, kann dies zu vielen Hindernissen und Problemen führen. Du musst mit Techniken wie Denormalisierung, Master-Detail-Beziehungen oder redundanter Datenspeicherung arbeiten, um eine funktionale SharePoint-Datenbank zu erstellen. Daher sind SharePoint-Listen als Datenbank in solchen Fällen weniger geeignet.

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SharePoint-Listen bieten jedoch zahlreiche Vorteile, die sie zu einer brauchbaren Datenbankoption machen, vor allem, wenn sie mit den leistungsstarken Funktionen von skybow Solution Studio ergänzt werden. Dies ist insbesondere bei Dossiers und dem Formulardesigner der Fall, die dir die perfekten Werkzeuge für die Erstellung einer auf deinen Anwendungsfall zugeschnittenen SharePoint-Datenbank an die Hand geben.

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skybow Solution Studio bietet darüber hinaus eine Reihe zusätzlicher Features und Funktionen, mit denen du leistungsstarke SharePoint-Lösungen erstellen kannst, ohne über Programmierkenntnisse verfügen zu müssen. Dazu gehören ein Action Builder zur Erstellung von Automatisierungen und ein Provisioning Feature, mit dem du deine Lösungen entwickeln, testen und bereitstellen kannst.

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Wenn du mehr erfahren möchtest, kannst du hier eine Demo buchen. Wir zeigen dir, wie du mit skybow Solution Studio schnell und einfach SharePoint-Lösungen erstellen und diese sogar für neue Anwendungsfälle wiederverwenden kannst.