5 Anwendungsfälle für digitale Prozesse in SharePoint

Ein Unternehmen zu führen bedeutet, mit vielen Aufgaben und Prozessen zu jonglieren. SharePoint kann das Leben einfacher machen, indem es papierbasierte, manuelle Aufgaben in digitale Aufgaben umwandelt. In diesem Artikel stellen wir fünf einfache Anwendungsfälle für die SharePoint-Prozessdigitalisierung vor, damit dein Unternehmen reibungsloser läuft.

Anwendungsfall 1: Einfaches Onboarding von Mitarbeitern

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Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist in der Regel mit einem Berg von Papierkram und zahlreichen Schulungen verbunden. SharePoint kann diesen Prozess erheblich erleichtern, indem es eine strukturierte, benutzerfreundliche Umgebung für Neuankömmlinge bietet.

Sie bietet eine zentrale Plattform, auf der neue Mitarbeiter alle benötigten Informationen, Dokumente und Schulungsmaterialien finden. Automatisierte Arbeitsabläufe führen sie durch jeden Schritt, verringern das Risiko von Fehlern und stellen sicher, dass keine Aufgabe übersehen wird.

Vorteile:

• Schnelle Eingewöhnung: Mit einer strukturierten Anleitung können sich neue Mitarbeiter schnell an das Unternehmensumfeld und die Unternehmenskultur anpassen.
• Zeiteffizienz: Die Personalabteilung kann sich mehr auf persönliche Interaktionen konzentrieren, da SharePoint den Zeitaufwand für administrative Aufgaben reduziert.

Nützliche SharePoint-Funktionen:

• Automatisierte Leitfäden: Leitfäden helfen Neueinsteigern bei der Navigation durch die notwendigen Schritte
• Dokumentenablage: Ein zentraler Ort für alle erforderlichen persönlichen Dokumente (z. B. Verträge, Versicherungsunterlagen, Steuererklärungen, ...) und Schulungsunterlagen.
• Aufgabenlisten: Klare, strukturierte Aufgabenlisten für alle am Onboarding-Prozess beteiligten Personen machen es einfach, den Überblick zu behalten.

Anwendungsfall 2: Optimierung der Bestandsverwaltung

Eine genaue Bestandsverwaltung ist entscheidend, um Überbestände und Fehlbestände zu vermeiden. SharePoint bietet robuste Bestandsverwaltungsfunktionen, mit denen Unternehmen Lagerbestände, Auftragsstatus und Verkaufsdaten in Echtzeit überwachen können.

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Mit anpassbaren Vorlagen können Unternehmen detaillierte Bestandslisten erstellen, die Produktbilder, Beschreibungen und verfügbare Mengen enthalten. Warnmeldungen benachrichtigen die betreffenden Mitarbeiter, wenn es Zeit für eine Nachbestellung ist, so dass die Lagerbestände immer optimal sind.

Vorteile:

• Geringere Bestandsdiskrepanzen: Genaue Bestandsdaten verhindern Überbestände und Fehlbestände.
• Verbesserte Betriebseffizienz: Optimierte Inventarisierungsprozesse sparen Zeit und reduzieren Fehler.

Nützliche SharePoint-Funktionen:

• Benutzerdefinierte Listen: Erstellen detaillierte, anpassbare Inventarlisten.
• Überwachung in Echtzeit: Behalte die Lagerbestände und den Auftragsstatus im Auge.
• Warnungen: Erhalte Benachrichtigungen (per E-Mail oder Microsoft Teams) über niedrige Lagerbestände und Nachbestellungszeiten.

Anwendungsfall 3: Verwendung benutzerdefinierter Workflows für einfache und komplexe Projekte

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Die Verwaltung von Projekten mit mehreren Phasen und Genehmigungsverfahren kann kompliziert werden. SharePoint vereinfacht dies durch anpassbare Arbeitsabläufe, die für Projekte mit unterschiedlichen Phasen der Informationsbeschaffung, Genehmigungen und Bewertungen entwickelt wurden. Teams können benutzerdefinierte Formulare erstellen, um in jeder Phase präzise Informationen zu erfassen und eine genaue und gründliche Datenerfassung sicherzustellen.

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Dieser strukturierte Ansatz ermöglicht einen effizienten Ablauf der verschiedenen Projektphasen mit automatischer Weiterleitung von Aufgaben und Informationen an die richtigen Personen zur richtigen Zeit, wodurch Verzögerungen reduziert und die Projektausführung verbessert werden. Wirf gerne einen Blick aufunsere Case Studies
als Beispiele für verschiedene Anwendungsfälle der SharePoint-Prozessdigitalisierung an.

Vorteile:

• Reibungsloser Projektfortschritt: Strukturierte, automatisierte Phasen sorgen dafür, dass Projekte nahtlos und ohne unnötige Verzögerungen vorankommen.
• Genaue Informationserfassung: Benutzerdefinierte Formulare ermöglichen eine präzise Datenerfassung und reduzieren Fehler und Missverständnisse.

Nützliche SharePoint-Funktionen:

• Anpassbare Arbeitsabläufe: Erstelle Workflows, die auf spezifische Projektanforderungen und Genehmigungsstufen zugeschnitten sind.
• Formularvorlagen: Entwerfe Formulare, um genau die Informationen zu erfassen, die in jeder Phase benötigt werden.
• Automatisierte Weiterleitung: Stelle sicher, dass Aufgaben und Informationen umgehend die richtigen Personen erreichen.

Anwendungsfall 4: Effiziente Organisation von Dateien mit Dossiers

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Beim Umgang mit umfangreichen Dokumentensammlungen ist eine effiziente Verwaltung von entscheidender Bedeutung. SharePoint sorgt dafür, dass alle Dokumente systematisch kategorisiert und mit Tags versehen werden, so dass sie schnell und einfach abgerufen werden können. Die Sicherheitsfunktionen in SharePoint schützen sensible Informationen und erlauben nur autorisierten Personen den Zugriff. Ob es um die Konsolidierung von Informationen über eine Person, ein Ereignis oder ein Thema geht, SharePoint gewährleistet Genauigkeit und Vertraulichkeit.

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In der Berufswelt bezeichnet ein Dossier eine Sammlung von Dokumenten, Aufzeichnungen oder detaillierten Informationen über eine Person, eine Gruppe von Personen oder ein Thema. Es ist wichtig, Dossiers effizient zu verwalten, um Genauigkeit und Vertraulichkeit zu gewährleisten.

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skybow Solution Studio bietet als eine der vier Kernfunktionen die Dossierverwaltung, die nativ in SharePoint integriert ist. Durch diese Integration wird sichergestellt, dass alle Dokumente innerhalb eines Dossiers systematisch kategorisiert, gekennzeichnet und gesichert werden, so dass ein schnelles und unkompliziertes Auffinden möglich ist. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn es um umfangreiche Sammlungen sensibler Informationen geht, da sie nur autorisiertem Personal den Zugriff erlaubt und so den Schutz vertraulicher Daten garantiert.

Vorteile:

• Zugänglichkeit von Informationen: Effiziente Kategorisierung und Durchsuchbarkeit sparen Zeit beim Auffinden der benötigten Dokumente.
• Datensicherheit: Die sensiblen Informationen in den Dossiers sind gut vor unbefugtem Zugriff geschützt.

SharePoint-Funktionen:

• Tags und Kategorien: Organisiere Dokumente systematisch, um sie leicht wiederzufinden.
• Schnelle Suche: Vergeude keine Zeit und finde schnell, was du brauchst.
• Datenschutzkontrollen: Regel den Zugang zu vertraulichen Informationen.

Anwendungsfall 5: Aufbau eines Archivs und Sicherstellung eines robusten Records Management

![Records Management Image]

Eine effektive Verwaltung von Unterlagen ist für die Einhaltung von Gesetzen und das Risikomanagement von grundlegender Bedeutung. SharePoint automatisiert die Archivierung, den Abruf und die Entsorgung von Unterlagen und gewährleistet so die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Verantwortlichkeit des Unternehmens. Es bietet sichere Bereiche für die Speicherung sensibler und vertraulicher Unterlagen und erweiterte Suchfunktionen für das schnelle Auffinden archivierter Unterlagen. Mit SharePoint wird die Verwaltung von Unterlagen weniger zu einer lästigen Pflicht als vielmehr zu einem strategischen Vorteil.

Vorteile:

• Einhaltung von Rechtsvorschriften: Eine ordnungsgemäße Aktenverwaltung gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Branchenstandards.
• Risikomanagement: Ein effizienter Umgang mit Unterlagen trägt zur Minimierung des organisatorischen Risikos bei.

SharePoint-Funktionen:

• Automatische Archivierung: Speichere Aufzeichnungen mühelos.
• Sichere Räume: Schütze sensible und vertrauliche Unterlagen wirksam.
• Erweiterte Suche: Finde archivierte Datensätze schnell und präzise.

Schlussfolgerung:

Wir haben also gesehen, wie der Einsatz von SharePoint die Arbeitsweise von Unternehmen erheblich vereinfachen und verbessern kann - von der Einbindung neuer Teammitglieder bis hin zur Aufbewahrung von Unterlagen in bestem Zustand. Und das Beste daran? All diese leistungsstarken Lösungen, über die wir gesprochen haben, lassen sich ohne großen Aufwand mit skybow - Es ist das ideale Tool für die Erstellung von SharePoint-Workflows, ohne dass du dich mit komplexem Programmieren beschäftigen musst!

skybow macht es einfach, alles auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zuzuschneiden und ermöglicht so einen reibungsloseren und individuelleren Ansatz zur Umgestaltung Ihrer Arbeitsweise. Es geht darum, die Dinge benutzerfreundlich und funktional zu gestalten. Das bedeutet, dass sich mehr Menschen an der Gestaltung der Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen beteiligen können, was zu innovativen und kontinuierlich verbesserten Arbeitsabläufen führt.

Mit skybow kann Ihr Unternehmen die Vorteile von SharePoint maximieren, Fehler beseitigen, Ihre Daten schützen und eine kollaborative und sachkundige Arbeitsumgebung fördern. Es geht darum, die solide Basis zu schaffen, die Ihr Unternehmen braucht, um sich abzuheben und erfolgreich zu sein.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Kombination von SharePoint mit den innovativen Tools von skyboweine einfache und effektive Lösung für alle bietet, die ihre Geschäftsprozesse digitalisieren und optimieren wollen.

‍Schau dir unsere Case Studies als Beispiele für verschiedene Anwendungsfälle der SharePoint-Prozessdigitalisierung an oder buche dir einen Termin für eine Live-Demo, um zu sehen, was möglich ist.