Geheimnis erfolgreicher SharePoint Lösungen: User Onboarding

Stelle dir Folgendes vor:

Du hast eine fantastische SharePoint-Lösung entwickelt - ein Tool, das verspricht, die Arbeitsabläufe des Teams zu revolutionieren. Hier ist der Haken: Ohne angemessenes Onboarding bleibt selbst das leistungsstärkste Tool ungenutzt.

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Schlechtes Onboarding führt zu Verwirrung, Frustration und, was am schlimmsten ist, zu einer geringen Benutzerakzeptanz.

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Onboarding ist nicht nur ein Punkt zum Abhaken ist, sondern die Brücke zwischen deiner brillanten Lösung und den Usern. Ein gut geplanter Onboarding-Prozess kann den Unterschied zwischen einer Lösung, die das Team befähigt, und einer, die ganz aufgegeben wird, ausmachen.

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In diesem Beitrag stellen wir dir die fünf besten Expertentipps vor, mit denen du sicherstellen kannst, dass dein SharePoint-Onboarding-Prozess Begeisterung auslöst, die Akzeptanz steigert und Usern zum Erfolg verhilft.

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Bereit, die Art und Weise zu verändern, wie dein Team mit SharePoint-Workflows umgeht?

Los geht's!

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1. Endnutzer frühzeitig einbeziehen

Der erste Schritt zum erfolgreichen Onboarding besteht darin, dass sich Endnutzer gehört und einbezogen fühlen. Berücksichtige deren Input und Feedback.

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Die Endnutzer werden letztendlich mit der Lösung arbeiten. Sie soll ihr Leben einfacher und digitaler machen - nicht deines. Es wäre daher ein fataler Fehler, die Endnutzer nicht in den Prozess einzubeziehen. Versuche, sie so früh wie möglich in den Prozess einzubeziehen.

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Warum Engagement wichtig ist:

• Die Benutzer nehmen ein Tool eher an, wenn sie wissen, dass es zur Lösung ihrer Probleme entwickelt wurde.
• Sie können sicherstellen, dass die Lösung wirklich die Probleme der Endnutzer löst.
• Eine frühzeitige Beteiligung schafft Begeisterung und Vertrauen.

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Wie du das schaffst:

• Kommuniziere frühzeitig: Teile deine Pläne und Ziele für die Lösung mit.
• Sammle Anregungen: Frage die Nutzer nach ihren täglichen Herausforderungen und Bedürfnissen.
• Gemeinsam aufbauen: Zeige, wie die Lösung mit deren Feedback übereinstimmt.

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Wenn die Nutzer das Gefühl haben, dass ihre Stimme zählt, werden sie das neue Tool mit Spannung erwarten!

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2. Großartige Schulungen anbieten

Schulungen sind entscheidend dafür, dass die Benutzer wissen, wie sie das Beste aus der SharePoint-Lösung herausholen können. Die Qualität der Schulung bestimmt, wie reibungslos die Endbenutzer mit der neuen Lösung arbeiten können. Der erste Eindruck zählt. 

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Was sollte in die Schulungen einbezogen werden?

• Schritt-für-Schritt-Anleitungen: Führe die Benutzer durch die Funktionen des Tools.
• Beispiele aus der Praxis: Zeige, wie es tägliche Aufgaben erleichtern wird.
• Interaktive Elemente: Fügen Frage-und-Antwort-Runden oder praktische Demos ein.

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Bonus-Tipp:

Organisiere in den ersten Wochen nach der Einführung wöchentliche Feedbackgespräche. In diesen Terminen können die Benutzer Fragen stellen, Feedback geben. Auf diese Weise kannst du viele Fragen zusammenfassen und die Supportkosten erheblich senken.

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Ein wirksames Training stärkt das Selbstvertrauen und verringert die Frustration.

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3. Umfassende Dokumentation erstellen

Selbst wenn die Benutzer geschult sind, brauchen sie eine zuverlässige Informationsquelle, auf die sie zurückgreifen können. Gute Anleitungen sind besonders wichtig für Edge Cases, die die Benutzer nicht jeden Tag ausführen. Sie können sich nicht alles von Anfang an einprägen. Dies gibt ihnen die Möglichkeit, sich zu informieren und sich zu vergewissern, dass sie auf dem richtigen Weg sind.

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Wie du eine gute Dokumentation erstellst:

• Schreibe klare, schrittweise Anleitungen, die die Funktionsweise der Funktionen erklären.
• Erstelle Anleitungsvideos, um wichtige Aufgaben zu demonstrieren.
• Halte die Dokumentation auf dem neuesten Stand, wenn sich die Lösung ändert.
• Speichere alles an einem zentralen Ort, wo die Benutzer es leicht finden können.

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Warum das wichtig ist:

• Eine gute Dokumentation befähigt die Benutzer, Probleme selbständig zu lösen.
• Es minimiert die Anzahl der Supportanfragen und spart damit Zeit für alle Beteiligten.

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4. In die täglichen Arbeitsabläufe integrieren

Eine der größten Stärken von SharePoint ist seine Fähigkeit, sich nahtlos in andere Tools, wie Microsoft Teams, zu integrieren.

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Du kannst auch andere Tools aus der M365 Suite (Planner, OneNote, Outlook, Word, ...) in die digitalen Workflows der SharePoint-Lösung integrieren. So können die Endbenutzer in einer vertrauten Umgebung arbeiten.

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Wie die Integration gelingt:

• Integriere deine SharePoint-Lösung direkt in Microsoft Teams. Hier lernst du, wie das funktioniert.
• Integriere die Lösung in bestehende Arbeitsabläufe, damit die Benutzer nicht das Gefühl haben, ein völlig neues System erlernen zu müssen.
• Zeige, wie das Tool mit anderen Funktionen der M365 Suite verbunden ist.

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Wenn das Tool ein natürlicher Teil der Routine wird, ist das Onboarding mühelos.

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5. Feedback-Schleifen nutzen

Feedback ist für die kontinuierliche Verbesserung und die Aufrechterhaltung der Benutzerzufriedenheit unerlässlich. Nicht alle Anforderungen, Bedürfnisse oder Edge Cases können vor der Erstellung einer neuen SharePoint-Lösung klar definiert werden. Zusätzliche Anforderungen tauchen oft erst in den ersten Wochen der Nutzung auf.

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Nutze daher regelmäßige Feedback-Schleifen, um sie zu erfassen und umzusetzen. So hast du die Möglichkeit, die Lösung zu 100 % an den gelebten Prozess anzupassen.

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Schritte zum Aufbau von Feedback-Schleifen:

1. Fragen Sie die Nutzer regelmäßig:
   • Was magst du an der Lösung?
   • Was gefällt dir nicht?
   • Was kann verbessert werden?
2. Aktualisiere die Lösung auf Grundlage der Vorschläge.
3. Zeige den Nutzern, wie ihr Feedback umgesetzt wurde.

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Vorteile von Feedback-Schleifen:

• Die Nutzer fühlen sich einbezogen und wertgeschätzt.
• Durch die kontinuierliche Verbesserung bleibt das Tool relevant und effektiv.

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Weitere Informationen zu den 5 Tipps findest du hier im Video. Schau es dir jetzt an und werde zum SharePoint-Onboarding-Profi.

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Checkliste für erfolgreiches SharePoint-Onboarding

Stelle sicher, dass du alle wichtigen Schritte berücksichtigt hast:

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✅ Beziehe die Nutzer frühzeitig ein: Sammle Feedback und baue Vertrauen auf.

✅ Erstelle klare Unterlagen: Nutze Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Videos.

✅ Feedback-Gespräche führen: Kümmere dich um Bedenken und Vorschläge.

✅ Erstelle eine zentrale Doku: Sorge dafür, dass sie leicht auffindbar und aktuell ist.

✅ Integriere die Lösung in Arbeitsabläufe: Verwende MS Teams und andere bekannte Tools.

✅ Sammle laufend Feedback: Optimiere das Tool stetig.

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Deine wichtigsten Learnings

Ohne ein effektives Onboarding können selbst die besten Tools scheitern, was zu Frustration und geringer Benutzerakzeptanz führt. Richtig gemacht, wird das Onboarding jedoch zum Start in eine effiziente Software Lösung.

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Indem du Benutzer frühzeitig einbeziehst, ansprechende Schulungen anbietest, zugängliche Dokumentationen bereitstellst, nahtlos in die täglichen Arbeitsabläufe integrierst und Feedbackschleifen einrichtst, bringst du Benutzern nicht nur bei, wie sie ein Tool verwenden, sondern bereitest sie auf den Erfolg vor. Ein gutes Onboarding schafft Vertrauen, fördert die Akzeptanz und macht die Lösung zu einem unverzichtbaren Bestandteil der täglichen Arbeit.

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Denke daran, dass das Onboarding kein nachträglicher Gedanke ist - es ist ein entscheidender Prozessschritt beim Aufbau einer neuen SharePoint-Lösung. Nimm dir die Zeit, es richtig zu machen, und du wirst sehen, dass das Team das Tool mit Begeisterung annimmt und deutlich produktiver wird.