5 Tipps für eine erfolgreiche 4-Tage-Woche in deinem Unternehmen

4 Tage arbeiten, 3 Tage frei. Klingt toll.
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Die 4-Tage-Woche ist derzeit in aller Munde. Es gibt viele Studien und Pilotversuche zu diesem neuen Arbeitszeitmodell in zahlreichen Ländern.

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Im Grunde geht es darum, die gleiche Menge an Arbeit an nur 4 statt an 5 Tagen pro Woche zu erledigen. Den Studien zufolge sind die wichtigsten Vorteile: eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie, mehr Motivation und weniger Stress.

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Aber ist das wirklich möglich? Kann man das Arbeitspensum von 5 Tagen in nur 4 Tagen bewältigen? Und wenn das der Fall ist, muss ich dann befürchten, dass die Stellen komplett gestrichen werden?

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Ein Teil unseres Teams hat für ein paar Wochen einen Selbstversuch gestartet. Wir haben das Modell getestet und teilen hier unsere Tipps und Erfahrungen zur 4-Tage-Woche.

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Erstmal vorne weg:
Uns ist bewusst, dass die 4-Tage-Woche nicht für alle Berufe geeignet ist. Unsere Tipps für eine funktionierende 4-Tage-Woche beziehen sich in erster Linie auf Bürojobs. Es gibt zahlreiche andere Berufe, die unverzichtbar und äußerst verantwortungsvoll sind, aber nicht auf eine 4-Tage-Woche zurückgreifen können.

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Was sagen die Studien?

Bevor wir zu unseren Ergebnissen und Tipps kommen, hier ein paar offizielle und repräsentative Zahlen zur 4-Tage-Woche. Zahlreiche Länder haben mit Pilotversuchen begonnen. Die ersten Ergebnisse sind vielversprechend und zeigen die potenziellen Vorteile dieses revolutionären Arbeitsmodells.

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Studien aus Ländern wie Island und Neuseeland haben gezeigt, dass sich nicht nur das Wohlbefinden der Mitarbeiter verbessert, sondern auch die Produktivität erhalten bleibt oder sogar steigt.

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Neuseeländische Studie mit Unilever

Unilever führte von Dezember 2020 bis Juni 2022 einen Versuch mit einer 4-Tage-Woche durch. Dabei wurden verschiedene Auswirkungen auf die Produktivität und die Mitarbeiter selbst untersucht. Hier sind die wichtigsten Ergebnisse:

• Die Mehrheit der Mitarbeiter fühlte sich engagierter.
• Abwesenheitszeiten sind um 34 % gesunken.
• Das Stressniveau sank um 33 %.
• Das Gefühl von Motivation und Energie bei der Arbeit stieg um 15 %.
• Konflikte zwischen Beruf und Familie gingen um 67 % zurück.

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Pilot in der Stadt Reykjavik

Der Versuch in Island wurde von der Stadt Reykjavik und der nationalen Regierung durchgeführt, wo die Arbeitnehmer ohne Lohnkürzung auf eine kürzere Arbeitswoche umgestellt konnten. Die Ergebnisse zeigten, dass sich die Work-Life-Balance verbessert hat, ohne dass die Produktivität signifikant gesunken ist. 97 % der 2.500 Beschäftigten gaben an, dass sie die 4-Tage-Woche beibehalten möchten.

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5 Tipps für eine erfolgreiche 4-Tage-Woche in Ihrem Unternehmen

Die Ergebnisse der Studien klingen sehr vielversprechend. Deshalb hat ein Teil des Teams von skybow beschlossen, es auszuprobieren. Alle Projekte wurden wie bisher weitergeführt. Das gleiche Arbeitspensum musste in nur 4 Tagen bewältigt werden.

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Zunächst einmal: Ja, es hat tatsächlich funktioniert.

Es müssen jedoch einige Voraussetzungen erfüllt sein. Du musst deine eigenen Strukturen, Aufgaben und Prozesse im Vorfeld genau unter die Lupe nehmen. Wir zeigen dir, wie das geht.

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Hier sind unsere Erfahrungen und Tipps für eine 4-Tage-Woche:

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✅ Strukturiere die Aufgabenbereiche im Teams

Die Zuständigkeiten müssen klar definiert sein. Die Personen, die für Aufgaben zuständig sind, müssen auch in der Lage sein, Entscheidungen zu treffen und Verantwortung zu übernehmen. Wenn du genau weißt, was bis wann zu tun ist, verringert sich der Bedarf an ständiger Koordination, und du sparen wertvolle Zeit für deine 4-Tage-Woche.

In diesem Schritt solltest du auch Prioritäten für die Aufgaben setzen. Mit weniger Zeit kann man nicht mehr genau so viel machen wie vorher. Digitalisierung und Automatisierung können hier helfen. Mehr dazu weiter unten. Herauszufinden, welche unnötigen Aufgaben viel Zeit in Anspruch nehmen, kann sehr hilfreich sein.

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✅ Organisiere nur essenzielle Meetings

Beschränke Besprechungen auf das absolut Notwendige. Lade nur die wichtigsten Mitarbeiter ein, und bereite immer eine Agenda vor. Sage nur Besprechungen zu, die für dich relevant sind.

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Besprechungen, die kaum einen Nutzen für dich haben oder bei denen du nur eine kurze Zusammenfassung der Ergebnisse benötigst, fressen unnötig Zeit. Meetings mit zahlreichen Teilnehmern binden viele Ressourcen und verursachen hohe Kosten.

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✅ Optimiere deine Prozesse

In einer 4-Tage-Woche ist Effizienz das A und O. Mit optimierten Prozessen, kannst du deine Produktivität erheblich steigern. Prüfe, wo es Prozessschritte gibt, die noch nicht perfekt laufen.

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Vielleicht gibt es einen Engpass oder unnötige Genehmigungsschleifen. Gibt es Stellen, an denen häufig Fehler auftreten oder Informationen verloren gehen? Sind die Prozesse für alle Beteiligten transparent, d.h. ist klar, wo der Prozess gerade steht?

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Auch hier können Digitalisierung und Automatisierung Effizienzsteigerungen bewirken. Vor allem bei Prozessen, bei denen noch viel auf Papier erledigt wird, können Informationen verloren gehen oder nicht für alle verfügbar sein. Genehmigungen werden langsamer erteilt und es dauert insgesamt deutlich länger, bis Prozesse abgeschlossen sind.

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‍✅ Automatisiere, wo möglich

Schließlich kommen wir zu dem Punkt, den wir bereits im Zusammenhang mit den Tipps für eine 4-Tage-Woche erwähnt haben: Die Automatisierung. Dies ist definitiv einer der wichtigsten Punkte. Wie könntest du besser Zeit sparen, als mit Aufgaben, die nicht mehr manuell erledigt werden müssen?

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Mit welchen Aufgaben solltest du am besten beginnen?

Die größte Wirkung wird mit sich wiederholenden Aufgaben erzielt. Diese können in der Regel weitgehend automatisiert werden. Durch die Automatisierung wird Zeit für strategische Arbeiten frei.

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Nimm dir die Zeit, deinen Arbeitstag durchzugehen, und schreibe alle Aufgaben auf, die sich regelmäßig wiederholen. Recherchiere, wie diese automatisiert werden können.

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‍✅ Nutze die richtigen Software-Tools

Dieser Punkt geht Hand in Hand mit dem vorherigen Tipp für eine 4-Tage-Woche. Es geht nicht nur darum, Aufgaben und Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren, sondern auch darum, die richtigen Tools zu verwenden. Wenn die Software nicht perfekt auf den eigenen Prozess abgestimmt ist, verursacht es mehr Arbeit als es abnimmt.

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Der Prozess sollte sich nicht an das Tool anpassen, sondern umgekehrt. So kannst du an etablierten, bewährten und optimierten Prozessen festhalten. Ändert sich der Prozess aufgrund eines Tools, muss sich das Team erst an ein neues Tool und den neuen Prozess gewöhnen.

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Das bringt nur auf lange Sicht Effizienzgewinne. Für die 4-Tage-Woche brauchst du kurzfristige Effizienzgewinne. Führe daher nur Tools ein, die perfekt zu deinen Prozessen passen.

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Wie findest du die richtigen Tools für eine 4-Tage-Woche

Wie wir bereits festgestellt haben, ist das Wichtigste bei den Tipps für eine funktionierende 4-Tage-Woche, dass du die richtigen Tools zur Unterstützung einsetzt. Das richtige Tool ist definiert als Software, die perfekt zu deinen Prozessen, Strukturen und Aufgaben passt.

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Ein solches Tool auf dem Markt zu finden, ist gar nicht so einfach. Die meisten Standard-Tools haben starre Strukturen und mehr oder weniger vordefinierte Prozesse. Wenn dies nicht zufällig dein aktueller Prozess ist, musst du Anpassungen vornehmen.

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Aber wir wollen so schnell wie möglich Effizienzgewinne erzielen, damit die Tipps für eine funktionierende 4-Tage-Woche umgesetzt werden können.

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Hier können die Low-Code Plattformen helfen. Sie bieten die Möglichkeit, innerhalb kürzester Zeit eigene Lösungen ohne Programmierkenntnisse zu erstellen. Diese Lösungen können ganze Prozesse abbilden und unterstützen. Auch die Automatisierung ist einfach zu realisieren.

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Dazu gehört auch das skybow Solution Studio. Es ist zu 100 % in Microsoft 365 integriert. Das bedeutet, dass mit skybow erstellte Lösungen in MS Teams genutzt werden können. Das bringt zusätzliche Effizienzgewinne:

• Keine neuer LogIn erforderlich.
• Digitale Prozesse passen genau zu den gelebten Prozessen.
• Keine Einarbeitung erforderlich, da das UI bereits vertraut ist.
• Die Lösungen können mit allen Tools der M365-Suite interagieren, so dass sich Aufgaben sehr einfach automatisieren lassen.
  

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Durch die Optimierung der Workflows ebnet das skybow Solution Studio den Weg für einen nahtlosen Übergang zu einer 4-Tage-Woche und gewährleistet, dass die Produktivität hoch bleibt, während die Mitarbeiter eine bessere Work-Life-Balance genießen.

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Wenn du mehr darüber erfahren möchten, was mit skybow Solution Studio als die #1 Low-Code Plattform für SharePoint, dann wirf einen Blick auf unsere Case Studies. Dort findest du zahlreiche Lösungen, die andere Benutzer erstellt haben. Sie alle digitalisieren und automatisieren Prozesse, um Teams und ganze Unternehmen zu modernisieren.

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Unser Fazit zu den Tipps für die 4-Tage-Woche

Wir hatten bereits eine gute Struktur für Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Besprechungen. Wir haben dies jedoch verschärft. Dadurch hat sich der Koordinationsaufwand verringert.

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Was für uns einen GROSSEN Unterschied gemacht hat, waren die letzten 3 Tipps für eine funktionierende 4-Tage-Woche. Prozesse optimieren, Aufgaben automatisieren und die richtigen Tools einsetzen. Hier profitieren wir davon, dass wir uns täglich mit unseren Kunden mit diesen Punkten auseinandersetzen. Wir haben Abstimmungs- und Genehmigungsschleifen reduziert. Dadurch wurde mehr Vertrauen geschaffen und Prozesse liefen viel reibungsloser.

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Wir haben auch Arbeitsabläufe mit unserer Low-Code Plattform digitalisiert und automatisiert. Dazu gehören die Content-Planung, Finanzprozesse und HR-Workflows. Jetzt profitieren wir von Tools, die zu 100% zu unseren Prozessen passen.

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Wie war die Performance in der 4-Tage-Woche?
Wir planen unsere Projekte immer in zweiwöchigen Sprints. So konnten wir genau messen, wie viele Aufgaben wir in den Sprints erledigen konnten. Wir haben die 4-Tage-Wochen einfach mit den "normalen" Wochen verglichen.

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Das Ergebnis?
Wir waren in der 4-Tage-Woche nicht produktiver als vorher. Hier können wir die Ergebnisse vieler Studien nicht bestätigen. ABER wir hatten auch keine Produktivitätsverluste. Das Experiment war also ein Erfolg. Dies war definitiv nur dank der Effizienzsteigerungen möglich.

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Wir wollen andere Teams motivieren, es auch auszuprobieren. Selbst wenn die 4-Tage-Woche nicht zu deinen persönlichen Aufgaben passt, lohnt es sich, die 5 Tipps umzusetzen. Denn wenn das Arbeitspensum für 5 Tage reduziert wird, profitieren alle. Wenn du Unterstützung bei diesem Prozess möchtest, buche dir unser kostenloses Erstgespräch.