So identifizierst du digitalisierbare Prozesse effektiv

Wenn du hier gelandet bist, weißt du bereits, dass es noch zahlreiche Geschäftsprozesse gibt, die mit Hilfe der Digitalisierung optimiert werden können. Über die Notwendigkeit der Prozessdigitalisierung brauchen wir dir also nichts mehr zu erzählen.

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Der erste Schritt ist bereits getan. Du möchtest Geschäftsprozesse digitalisieren. Aber das macht es nicht unbedingt einfacher. Es stellt sich die Frage: Wo soll ich anfangen? Welche Prozesse sind digitalisierbar?

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Mit Fragen wie diesen beschäftigen wir uns mit unseren Kunden jeden Tag. Deshalb haben wir eine Checkliste zusammengestellt, die dir helfen soll, digitalisierbare Prozesse zu identifizieren.

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Das digitale Dilemma bei der Identifizierung digitalisierbarer Prozesse

Viele Unternehmen, vielleicht auch deines, kämpfen mit dem "Was" und "Wie" der Digitalisierung von Prozessen. Es ist, als ob man weiß, dass man seine Software aktualisieren muss, aber nicht weiß, welche Version man installieren soll. Aber mit der alten Version weiterzumachen, ist keine Option. Das würde dich weniger wettbewerbsfähig machen.

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Die Identifizierung digitalisierbarer Prozesse ist ein wichtiger Schritt bei der Prozessdigitalisierung. Es gehtnicht darum, irgendwelche Prozesse zu digitalisieren, sondern die richtigen.

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Zum einen müssen die Prozesse digitalisierbar sein. Wenn sie das nicht sind, wird die Digitalisierung nicht funktionieren, das Team wird keine Ergebnisse sehen und die Motivation verlieren. Außerdem solltest du nicht mit großen und geschäftskritischen Prozessen beginnen. Natürlich können sie die größte Wirkung erzielen, wenn sie optimiert werden. Die Digitalisierung solcher Prozesse ist jedoch nicht einfach, teuer und zeitaufwändig.

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Es kommt auf die richtige Mischung an. Für den Anfang solltest du kleinere, aber dennoch relevante digitalisierbare Prozesse identifizieren. Später, mit mehr Erfahrung, kannst du auch größere und kritischere digitalisierbare Prozesse identifizieren.

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Die Checkliste: Digitalisierbare Prozesse identifizieren

Um dir zu helfen, sich in diesem Digitalisierungs-Labyrinth zurechtzufinden, haben wir eine Checkliste erstellt, um Prozesse in deinem Unternehmen zu identifizieren, die digitalisiert werden können:

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✅ Evaluiere sich wiederholende Aufgaben‍

Beginne mit den Aufgaben, die sich wiederholen und zeitaufwändig sind. Dies sind in der Regel die low hanging Fruits der Digitalisierung.

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Wenn Aufgaben immer wieder erledigt werden müssen, folgen sie einem bestimmten Muster. Dieses Muster kann durch Tools abgedeckt werden. Du kannst der Software genau sagen, wie sie die Aufgaben erledigen soll.

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Beispiele für identifizierte digitalisierbare Prozesse im HR:

• Zeiterfassung
• Urlaubsanträge
• Mitarbeiterbeurteilungen

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✅ Bewertung der Datenverarbeitung‍

Jeder Prozess, der eine Menge Dateneingabe, -übertragung oder -analyse beinhaltet, ist ein erstklassiger Kandidat. Dies gilt nicht nur für die Erfassung von Daten selbst. Das gilt auch für die Erfassung von Daten mit Papierformularen oder per E-Mail, die dann manuell in eine Software übertragen werden müssen. Mit digitalen Tools lassen sich diese Aufgaben effizienter und weniger fehleranfällig erledigen.

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Beispiele für identifizierte digitalisierbare Prozesse:

• Erfassen, aktualisieren und überwachen von Beständen
• Erstellen von Berichten, Zusammenfassungen und Analysen
• Erstellen von Finanz-Reports

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✅ Feedback- und Genehmigungsverfahren

Prozesse, die ständige Rückmeldungen oder Genehmigungen erfordern, profitieren erheblich von digitalen Workflows. Die Digitalisierung verkürzt vor allem die Durchlaufzeiten.

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Die Mitarbeiter werden benachrichtigt, um Feedback oder Genehmigungen zu erteilen. Darüber hinaus kann der Fortschritt solcher Prozesse von allen verantwortlichen Mitarbeitern in digitalen Tools eingesehen werden. So können auch mehrstufige Genehmigungsprozesse strukturiert und effizient abgebildet werden.

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Beispiele für identifizierte digitalisierbare Prozesse:

• Aufgaben, Fristen und Rückmeldungen im Projektmanagement
• Test- und Überprüfungsprozesse zur Qualitätssicherung
• Genehmigung von Beschaffungsmaßnahmen oder Urlauben

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✅ Abteilungsübergreifende Abhängigkeiten‍

Suche nach Prozessen, an denen mehrere Teams beteiligt sind. Digitale Lösungen können die Kommunikation und Effizienz über organisatorische Silos hinweg verbessern.

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Alle zuständigen Mitarbeiter können jederzeit und überall auf alle Informationen zugreifen. Im Idealfall kann das gesamte Team auch den Fortschritt sehen. Dies schafft einen Single Source of Truth und macht den Prozess effizienter. Außerdem erhöht es die Mitarbeiterzufriedenheit, da sich niemand ausgeschlossen fühlt.

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Beispiele für identifizierte digitalisierbare Prozesse:

• Onboardig neuer Mitarbeiter:
  HR, IT für die technische Ausstattung, Fachabteilung für die Einarbeitung
• Produktentwicklung:
  Zusammenarbeit zwischen Design, Technik, Marketing und Vertrieb

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Mit Hilfe dieser Checkliste wirst du sicher verschiedene digitalisierbare Prozesse im Unternehmen identifizieren. Am besten sprichst du dafür mit jedem Team und stellst anhand dieser Checkpunkte die gleichen Fragen. Mit der Zeit werden sich zahlreiche scheinbar unbedeutende Prozesse herauskristallisieren, die durch die Digitalisierung erhebliche Effizienzgewinne erzielen können.

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Bist du noch unsicher, wie du digitalisierbare Prozesse identifizieren kannst?

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Digitalisierbare Prozesse identifiziert - was kommt als nächstes?

Wenn du weißt, welchen Prozess du digitalisieren möchtest, bist du schon einen Schritt weiter. Nun musst du die richtige Digitalisierungs-Maßnahme für deinen identifizierten digitalisierbaren Prozess finden. Hierfür hast du drei Möglichkeiten:

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Standardtool
Du suchst ein vorgefertigtes Tool. Im Idealfall sollte es den identifizierten digitalisierbaren Prozess genau abbilden. Das ist aber selten der Fall. In den meisten Fällen musst du deinen Prozess an das Tool anpassen.

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Individuelle Entwicklung
Wenn du kein geeignetes Standardtool findest, kannst du dein eigenes Tool von einem Entwickler entwickeln lassen. Damit ist gewährleistet, dass der identifizierte digitalisierbare Prozess exakt abgebildet wird. Dies ist jedoch teuer, zeitaufwändig und macht dich von dem Entwickler abhängig.

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Low-Code Tools
Dies kombiniert die Vorteile der beiden anderen. Du kannst Low-Code Tools verwenden, um deine eigenen Lösungen zu entwickeln. So passen sie perfekt zu deinem identifizierten digitalisierbaren Prozess. Dies ist jedoch viel schneller, einfacher und kostengünstiger.

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