Bereit für Digitalisierung? Deine Checkliste für digitale Prozesse in SharePoint

Wer sich einmal eingehend mit SharePoint beschäftigt hat, wird schnell feststellen, dass die Plattform weit mehr kann als nur Dokumente zu verwalten. Man stößt auf die zahlreichen Möglichkeiten, ganze Workflows zu digitalisieren. Dennoch ist diese Art der Digitalisierung in vielen Unternehmen noch nicht so bekannt, wie sie sein sollte.

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SharePoint bietet die Möglichkeit, bereits im Unternehmen vorhandene Werkzeuge zu nutzen, um Prozesse effizienter, einfacher und schneller zu gestalten. Dies ist notwendig, um wettbewerbsfähig zu bleiben und Mitarbeitern, Kunden und Partnern gut funktionierende Prozesse zu bieten.

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Wenn du diese Seite von SharePoint erst einmal entdeckt hast, wirst du sie sicher nutzen wollen und gleich mit der Digitalisierung der ersten Prozesse beginnen. Jetzt stellst du dir zu Recht die Frage, bist du eigentlich bereit für die Digitalisierung? Können alle Prozesse im Unternehmen mit SharePoint digitalisiert werden? Wenn nicht, welche Prozesse können mit SharePoint digitalisiert werden? Wo fängst du am besten an?

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Diesen Fragen widmen wir uns heute. Wir stellen dir eine einfache Checkliste zur Digitalisierung von Prozessen in SharePoint zur Verfügung. Mit ihr kannst du prüfen, welche Prozesse mit SharePoint digitalisiert werden können.

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Warum Prozesse mit SharePoint digitalisieren?

Bevor wir in die Checkliste eintauchen, möchten wir kurz die wichtigsten Vorteile der Prozessdigitalisierung mit SharePoint auflisten. Alle, die hier bereits Experten sind, können einfach direkt zu unserer Checkliste zur Digitalisierung von Prozessen in SharePoint springen.

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SharePoint bietet eine robuste Plattform für die Erstellung, Verwaltung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Informationen. Die Möglichkeit, ganze Prozesse abzubilden und sogar zu automatisieren, macht es zu einer idealen Plattform für die digitale Transformation. Durch die Digitalisierung von Prozessen mit SharePoint können Unternehmen:

• Effizienter werden: Durch die Automatisierung von Workflows und Prozessen werden manuelle Aufgaben, Fehler und Redundanzen reduziert, was zu einem effizienteren Betrieb führt.
• Zugänge verbessern: Digitalisierte Prozesse in SharePoint sind von überall und jederzeit zugänglich, sodass Teammitglieder jederzeit auf benötigte Informationen zugreifen können.
• Zusammenarbeit verbessern: SharePoint erleichtert die nahtlose Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Teams und ermöglicht die gemeinsame Nutzung und Bearbeitung von Dokumenten und Informationen in Echtzeit.
• Sicherheit stärken: Mit fortschrittlichen Sicherheitsfunktionen sorgt SharePoint dafür, dass sensible Informationen geschützt werden und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleistet ist.

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Checkliste zur Digitalisierung von Prozessen in SharePoint

Aus der Erfahrung von mehreren hundert SharePoint-Workflows, die wir digitalisiert haben, sowie aus Beratungen für Kunden können wir sagen, dass es einige Punkte gibt, an denen du erkennen kannst, ob ein Prozess für die Digitalisierung mit SharePoint geeignet ist. Natürlich ist die Checkliste zur Digitalisierung von Prozesen in SharePoint keine 100 %ige Garantie. Wenn du noch unsicher bist, kannst du gerne ein kostenloses und unverbindliches Beratungsgespräch mit uns buchen.

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Doch nun zu unserer Checkliste zur Digitalisierung von Prozessen in SharePoint, die definitiv der Star dieses Beitrags ist.

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Die Checkliste soll dir dabei helfen, zu erkennen, welche Prozesse in deinem Unternehmen für eine Digitalisierung in SharePoint geeignet sind. Diese Checkliste zur Digitalisierung von Prozessen in SharePoint ist universell anwendbar, unabhängig von der Größe oder Branche deines Unternehmens.

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1. Identifiziere papierbasierte Prozesse

Erkenne papierbasierte Prozesse, die zeitaufwändig und fehleranfällig sind oder mehrere Schritte und Beteiligte umfassen. Dies sind die besten Kandidaten zur Digitalisierung.

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Prozesse, bei denen einige Schritte noch auf Papier durchgeführt werden, lassen sich mit SharePoint hervorragend digitalisieren. Damit meinen wir z. B. Formulare, die ausgefüllt werden müssen, oder Genehmigungen, die unterschrieben werden müssen.

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Solche papierbasierten Prozesse lassen sich mit SharePoint hervorragend digital abbilden.

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2. Bewerte den Informationsfluss

Suche nach Prozessen, die einen häufigen Informationsaustausch oder die gemeinsame Nutzung von Dokumenten erfordern. Die Digitalisierung dieser Prozesse kann die Effizienz und die Zusammenarbeit erheblich verbessern.

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Ein Beispiel dafür sind Workflows mit Informationen, Daten oder Dokumenten, die abteilungsübergreifend zugänglich sein müssen. Gerade wenn sie auch von Außendienstmitarbeitern genutzt werden, kann die Digitalisierung mit SharePoint ein großer Vorteil sein.

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SharePoint kann einen hervorragenden Single Point of Truth schaffen. Dadurch werden Redundanzen reduziert, alle Teammitglieder sind auf dem neuesten Stand und Fehler werden vermieden.

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3. Wo braucht das Team Zugang?

Überlege, welche Prozesse davon profitieren würden, wenn sie aus der Ferne oder über verschiedene Geräte zugänglich wären. Die mobile Zugänglichkeit und das responsive Design von SharePoint können diese Workflows verbessern. Denn jede mit SharePoint erstellte Lösung kann auf allen Arten von Geräten genutzt werden. Auch hier profitieren vor allem die Außendienstmitarbeiter.

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4. Entdecke Prozesse, die immer gleich ablaufen

Solche Prozesse können perfekt automatisiert werden. Es gibt einige wenige Ausnahmen von der Regel, die ebenfalls in SharePoint abgebildet werden können. Dadurch entfallen zahlreiche manuelle Arbeitsschritte.

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Prozesse, die immer gleich ablaufen, können mit wenig Aufwand in SharePoint abgebildet werden. Das schafft einen zusätzlichen Quick Win.

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Dazu gehören Genehmigungs-Workflows, die in der Regel immer nach dem gleichen Schema ablaufen.

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5. Überprüfe der Einhaltung von Vorschriften und gesetzlichen Anforderungen

Bei Prozessen, die der Einhaltung von Vorschriften unterliegen, ist zu prüfen, wie die Digitalisierung dazu beitragen kann, diese zu gewährleisten oder zu vereinfachen.

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Mit Hilfe von SharePoint-Lösungen kann sichergestellt werden, dass Compliance und regulatorische Anforderungen in den Arbeitsabläufen jederzeit erfüllt werden. Du kannst dich zu 100 % auf Prozessschritte, Dokumentationen oder Genehmigungen verlassen.

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Dadurch werden Fehler reduziert, Mehrfachkontrollen überflüssig und die Produktivität erhöht.

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Beispiele hierfür sind die Unterstützung eines Sales-Freigabe-Prozesses für Maschinen oder die Durchführung verschiedener Audits.

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Indem du die Prozesse deines Unternehmens systematisch anhand dieser Checkliste zur Digitalisierung von Prozessen in SharePoint bewertest, kannst du Schlüsselbereiche identifizieren, in denen SharePoint die digitalen Transformation unterstützen kann.

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Wenn du mehr Informationen über die Möglichkeiten von SharePoint benötigst, empfehle ich, hier weiterzulesen:

• Nutze das Potenzial von SharePoint: TOP 5 Features für deine Digitalisierung
• 5 Anwendungsfälle für digitale Prozesse in SharePoint
• TOP 5 Best Practices für erfolgreiche Prozessdigitalisierung mit SharePoint

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Der Weg zur digitalen Transformation ist spannend und herausfordernd zugleich. Durch die Nutzung von SharePoint für die Prozessdigitalisierung können Unternehmen ein neues Level der Effizienz, der Zusammenarbeit und des Wachstums erreichen. Unsere Checkliste zur Digitalisierung von Prozessen in SharePoint ist ein strategisches Tool, das dich bei der Auswahl der richtigen Prozesse unterstützt.

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Bei sorgfältiger Planung und Ausführung kann die Digitalisierung deiner Prozesse mit SharePoint zu transformativen Ergebnissen führen und dein Unternehmen für den Erfolg im digitalen Zeitalter positionieren.

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Wenn du einen erfahrenen Partner für deine digitale Transformation an deiner Seite haben möchtest , führen wir dich gerne durch den Digitalisierungsdschungel. Mit mehr als acht Jahren Erfahrung und dem Wissen aus der Digitalisierung hunderter SharePoint-Workflows finden wir für dich eine individuelle Lösung.