Darum kostet es dich Tausende, wenn du SharePoint ignorierst

Wenn dein Unternehmen bereits Microsoft Teams oder die Microsoft 365 Suite nutzt, verlässt du dich bereits auf SharePoint - auch wenn dir das nicht bewusst ist.

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Dennoch wird SharePoint in vielen Unternehmen entweder nicht ausreichend genutzt oder lediglich als Dateispeichersystem betrachtet, das im Wesentlichen als digitales Abbild veralteter Dateiserver dient.

Dieser Ansatz übersieht das immense Potenzial von SharePoint.

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Unternehmen geben oft beträchtliche Summen für externe Software-Tools aus, um ihre Arbeitsabläufe und Prozesse zu digitalisieren, ohne zu erkennen, dass SharePoint einen Großteil dieser Aufgaben übernehmen kann. Wenn du die bereits vorhandenen Tools nutzen, kannst du Geld sparen, Prozesse modernisieren und eine leistungsstarke Plattform für die Digitalisierung nutzen.

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In diesem Blogbeitrag werden die Möglichkeiten untersucht, die SharePoint für die Digitalisierung und Modernisierung von manuellen oder papierbasierten Prozessen bietet. Entdecke, warum SharePoint die perfekte Lösung für die Umgestaltung deiner Arbeitsabläufe ist und wie du noch heute das Beste aus seinen Möglichkeiten machen kannst.

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Alle Erläuterungen und Beispiele aus diesem Blogbeitrag sowie viel Wissenswertes zur Digitalisierung mit SharePoint findest du in diesem Video.

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Was macht SharePoint zur perfekten Plattform für die Workflow-Transformation?

SharePoint ist aus mehreren Gründen die erste Wahl für Unternehmen, die ihre Prozesse modernisieren wollen.

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Erstens ist die nahtlose Integration in Microsoft 365 ein unschätzbarer Vorteil. SharePoint arbeitet mühelos mit anderen Microsoft-Tools wie Teams, Word, Excel, PowerPoint und mehr zusammen. Diese Integration ermöglicht es, diese vertrauten Tools in einen einheitlichen Workflow-Hub zu verwandeln und so die Zusammenarbeit und Effizienz zu vereinfachen.

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Ein weiterer großer Vorteil von SharePoint ist seine Fähigkeit, die Einarbeitung zu vereinfachen. Da die Teams bereits an die Microsoft-Tools gewöhnt sind, wird die Anpassung an die auf SharePoint aufgebauten Arbeitsabläufe wesentlich einfacher und schneller. Dies verkürzt die Schulungszeit und sorgt für reibungslosere Übergänge.

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Schließlich zeichnet sich SharePoint durch seine erstklassigen Sicherheitsfunktionen aus. Da SharePoint sicherstellt, dass alle Daten innerhalb der Unternehmensumgebung bleiben, werden kritische IT-Sicherheitsaspekte berücksichtigt. Dies macht es zu einer vertrauenswürdigen Plattform für IT-Sicherheitsteams, die sich auf die robusten Maßnahmen zum Schutz sensibler Informationen verlassen können.

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Klein anfangen und groß rauskommen

Eine der wertvollsten Eigenschaften von SharePoint ist seine Fähigkeit, mit dem Unternehmen zu wachsen. Die skalierbaren Lösungen ermöglichen es, mit einfachen Arbeitsabläufen zu beginnen und diese schrittweise zu erweitern, um komplexere Prozesse zu digitalisieren, wenn sich deine Anforderungen weiterentwickeln.

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Egal, ob dein Unternehmen klein oder groß ist, SharePoint passt sich nahtlos an die Größe der Organisation und die Komplexität der Anforderungen an.

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Ein weiterer Vorteil sind die anpassbaren Arbeitsabläufe von SharePoint, die es von vielen Standard-Softwaretools abheben. Anstatt dein Team zu zwingen, seine Methoden an ein starres Tool anzupassen, kannst du SharePoint so gestalten, dass es mit den bestehenden Prozessen übereinstimmt.

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Diese Flexibilität sorgt für eine höhere Benutzerakzeptanz, da die Mitarbeiter keine völlig neuen Arbeitsabläufe erlernen müssen, was die Umstellung reibungsloser und effizienter macht.

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Befähigung von nicht-technischen Usern und Entwicklern

Die Flexibilität von SharePoint macht es zu einem leistungsstarken Werkzeug für technische und nicht-technische User/innen:

Für diejenigen, die keinen technischen Hintergrund haben, sind Low-Code-Tools  wie das skybow Studio oder Power Apps die perfekte Ergänzung. Damit können Benutzer/innen Workflows erstellen und verwalten, ohne eine einzige Zeile Code schreiben zu müssen. Diese Unabhängigkeit verringert die Abhängigkeit von Entwickler/innen und ermöglicht es den Teams, auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösungen zu erstellen.

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Solche Low-Code Tools für SharePoint können auch die Geschwindigkeit der Digitalisierung in deinem Unternehmen drastisch erhöhen. Es sind die kleinen alltäglichen Prozesse, die durch Modernisierung und Automatisierung die größten Effizienzgewinne erzielen. Diese alle von der zentralen IT oder externen Dienstleistern digitalisieren zu lassen, würde zu viel Zeit und Ressourcen kosten. Die Mitarbeitenden in allen Bereichen können dies selbst tun. Das entlastet die IT, spart Kosten, macht sie effizienter und bringt sie schneller durch die digitale Transformation.

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Für Entwickler/innen ist SharePoint nach wie vor eine unschätzbare Plattform. Die entwicklerfreundliche Umgebung ermöglicht eine tiefgreifende Anpassung, einschließlich der Verwendung von benutzerdefinierten Entwicklungen, APIs und externen Integrationen, um komplexe Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Diese Vielseitigkeit gewährleistet, dass selbst die kompliziertesten Arbeitsabläufe effektiv verwaltet werden können.

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Darüber hinaus ermöglicht die Integration von Low-Code-Tools schnelleres Prototyping, wodurch der Prozess der Erstellung und Finalisierung von Lösungen beschleunigt wird. Diese Geschwindigkeit verbessert die Kommunikation zwischen den Abteilungen, da Prototypen schnell erstellt, getestet und auf der Grundlage von Feedback angepasst werden können. So wird sichergestellt, dass das Endprodukt den spezifischen Anforderungen entspricht.

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Checkliste für den effektiven Einsatz von SharePoint

1. Bewerte deinen Bedarf:
   Ermittle die Prozesse, die von der Digitalisierung profitieren werden.
2. Vorhandene Tools nutzen:
   Verwende Tools wie Teams, OneNote und Planner als Teil der Arbeitsabläufe mit Hilfe von SharePoint.
3. Fange klein an:
   Beginne mit einfachen Arbeitsabläufen und wage dich dann an komplexere Arbeitsabläufe heran. Du kannst auch bestehende Arbeitsabläufe erweitern.
4. Nutze Low-Code :
   Erkunde Tools wie das skybow Studio oder Power Apps, um die Digitalisierung von Prozessen auch für nicht-technische Anwender/innen zugänglich zu machen, die IT zu entlasten und die digitale Transformation schneller zu meistern.
5. Schule dein Team:
   Sorge für eine gute Schulung der Endbenutzer/innen, um eine reibungslose Einführung zu gewährleisten.
6. Überwachen und Verbessern:
   Verbessere Arbeitsabläufe kontinuierlich, wenn das Unternehmen wächst.

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Warum SharePoint die beste Wahl ist

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass SharePoint eine kostengünstige, sichere und flexible Plattform für die Digitalisierung deiner Arbeitsabläufe ist. Egal, ob du Entwickler/in oder nicht-technische/r Benutzer/in bist, SharePoint bietet Lösungen, die auf deine Bedürfnisse zugeschnitten sind.

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Die wichtigsten Erkenntnisse:

• Es lässt sich nahtlos in die Microsoft 365-Tools integrieren, die du bereits nutzt.
• Benutzerfreundlich und skalierbar für Unternehmen jeder Größe.
• Unterstützt sowohl Low-Code als auch Custom Entwicklung.
• Gewährleistet die Datensicherheit innerhalb der Organisation.
• Spare Geld, indem du vorhandene Investitionen in Microsoft-Tools nutzen.

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Lass das Potenzial von SharePoint nicht ungenutzt verstreichen.

Fange klein an, träume groß, und verändere deine Arbeitsabläufe noch heute! 🚀

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