Vor- und Nachteile der Prozessdigitalisierung mit SharePoint: Das musst du wissen!

Die Digitalisierung von Business Prozessen kann Kopfzerbrechen bereiten. Standardsoftware ist zu allgemein und zu kostspielig. Custom Entwicklung? Langsam und kostspielig, und du bist immer abhängig von dem Entwickler. Du brauchst eine schnelle, kostengünstige und einfache Lösung für die Modernisierung deiner Geschäftsprozesse. Der Weg dorthin scheint voller Kompromisse zu sein.

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Hier kommt SharePoint ins Spiel. Die Plattform ist der perfekte Mittelweg. Wir befassen uns eingehend mit den Vor- und Nachteilen der Prozessdigitalisierung mit SharePoint. Dieser Blogbeitrag wird dir helfen, eine fundierte Entscheidung für deine digitale Transformation zu treffen. Mach dich bereit, herauszufinden, wie SharePoint das Tool sein könnte, nach dem du gesucht hast.

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Die Vorteile der Prozessdigitalisierung mit SharePoint

Die Benutzerfreundlichkeit spielt häufig eine große Rolle. SharePoint fügt sich perfekt in die übrige Microsoft-Welt ein. Die Benutzer sind bereits mit der Oberfläche vertraut, können den Log-In mit Single Sign On (SSO) problemlos nutzen und finden sich sehr schnell in den Lösungen zurecht, auch ohne oder mit sehr kurzem Onboarding. Allerdings wird SharePoint oft nur als Dokumentenablage genutzt. Dabei kann SharePoint viel mehr, wenn es um die Digitalisierung von Prozessen geht.

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Lassen Sie uns in die Vor- und Nachteile der Verwendung von SharePoint eintauchen. Wenn Sie detailliertere Informationen über die Möglichkeiten von SharePoint zur Prozessdigitalisierung wünschen, lesen Sie hier weiter.

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Verbessere die Zusammenarbeit in deinem Team

Stell dir einen Workspace vor, in dem alle nahtlos zusammenarbeiten. SharePoint bietet diese kollaborative Umgebung. Jeder im Team hat Zugriff auf genau die Ressourcen, die er/sie für seine/ihre Arbeit benötigt. Die Daten sind immer auf dem neuesten Stand, da sie in Echtzeit aktualisiert werden. Die Benutzer können sogar gleichzeitig an denselben Dokumenten arbeiten. Darüber hinaus können Dokumente dank der effizienten Suchfunktion, die bereits in SharePoint integriert ist, sehr schnell gefunden werden.

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Bildest du einzelne Prozesse in SharePoint ab, sind alle Arbeitsabläufe an einem Ort verfügbar. Du kannst einen großartigen Single Source of Truth schaffen. Mit SharePoint-Workflows wissen alle Teammitglieder immer, wo der Prozess gerade steht und sind auf dem neuesten Stand. Vorbei sind die Zeiten, in denen man ewig nach den richtigen Daten, Dokumenten oder Workflows suchen musste, in denen jede/r einen anderen Informationsstand hatte und in denen die Zusammenarbeit in remote Teams oder im Außendienst extrem schwierig war.

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Optimiere deine Geschäftsprozesse

SharePoint vereinfacht deine Geschäftsabläufe. Du bist stetig auf der Suche nach Möglichkeiten, Prozesse effizienter zu gestalten. SharePoint fungiert als zentraler Knotenpunkt für die Speicherung von Dokumenten, die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch. Es ist ein One-Stop-Shop für die Optimierung deiner Workflows.

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Arbeitsabläufe lassen sich nicht nur digital abbilden, sondern manuelle Schritte können sogar vollständig automatisiert werden. Das funktioniert auch mit einer unbegrenzten Abfolge von Arbeitsschritten. Das entlastet dein Team von viel manueller Arbeit. SharePoint-Workflows machen Geschäftsprozesse deutlich effizienter, schneller und weniger fehleranfällig.

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Für die Automatisierung einzelner Aufgaben kann es äußerst hilfreich sein, andere Microsoft-Produkte zu integrieren. In SharePoint ist dies sehr einfach möglich. Du kannst zum Beispiel Teams-Nachrichten und E-Mails versenden oder Aufgaben in Microsoft Planner erstellen.

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Außerdem musst du nicht befürchten, dass die Lösung irgendwann nicht mehr zum Unternehmen passt. SharePoint und alle darauf basierenden Lösungen wachsen mit dem Unternehmen mit. Die Plattform ist daher perfekt skalierbar und für Unternehmen jeder Größe geeignet. Du hast auch die Möglichkeit, deine digitale Reise mit kleinen Prozessen zu beginnen und alle anderen Workflows Schritt für Schritt zu digitalisieren.

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Mach dir keine Sorgen um die Sicherheit

Eine Lösung, die für zentrale Geschäftsprozesse eingesetzt wird, sollte natürlich auch ein hohes Maß an Sicherheit gewährleisten. Hier kannst du dich auf die bereits in SharePoint enthaltenen Sicherheits-Features verlassen. Die Plattform bietet starke Sicherheitsfunktionen zum Schutz sensibler Daten und zur Einhaltung von Vorschriften.

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Darüber hinaus bietet SharePoint eine Versionskontrolle für Dokumente. Das stellt sicher, dass immer die aktuellsten Updates verfügbar sind und reduziert Doppelarbeit. Du kannst einsehen, was in den einzelnen Versionen geändert wurde und welche/r User/in sie ausgeführt hat. Außerdem können keine wichtigen Daten verloren gehen, da man zu alten Versionen zurückspringen kann.

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Die Nachteile der Prozessdigitalisierung mit SharePoint

Zusammenfassend erkennst du, dass die Vorteile der Prozessdigitalisierung mit SharePoint eine breite Basis zahlreicher Funktionen bieten, die die Modernisierung von Workflows deutlich vereinfachen. Allerdings hat SharePoint auch ein paar Nachteile, die du ebenfalls abwägen solltest, bevor du dich für SharePoint als Plattform zur Prozessdigitalisierung entscheidest.

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Das Bauen in SharePoint kann komplex sein

Mit Hilfe von SharePoint kannst du ganze Lösungen bauen, die Workflows abbilden und Aufgaben automatisieren. Wenn du dies ausschließlich mit den Funktionen tun möchtest, die SharePoint out-of-the-box bietet, kann es sehr komplex werden. Hierfür benötigst du die Hilfe eines SharePoint-Entwicklers. Oder du musst dein Team erst dafür schulen lassen. Dies verursacht einen erheblichen Zeit- und Kostenaufwand. Außerdem wird die Modernisierung der Prozesse dadurch wieder zurückgeworfen. Denn dein Team muss sich erst die notwendigen Fähigkeiten aneignen, bevor es mit der Umsetzung beginnen kann.

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Aber es gibt Low-Code Tools, die dir dabei helfen können. Dazu gehört zum Beispiel das skybow Solution Studio. Mit Hilfe dieser Plattform können auch Citizen Developer sehr einfach und schnell komplette Lösungen erstellen, einschließlich Workflows und Automatisierung. Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich. Die Plattform bietet darüber hinaus zahlreiche weitere Features und Funktionen, die out-of-the-box nicht verfügbar sind. Diese ermöglichen es, noch individuellere und leistungsfähigere Lösungen zu bauen.

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SharePoint Customization hat Grenzen

In der Einleitung habe ich behauptet, dass SharePoint ideal für die Digitalisierung einzelner Geschäftsprozesse geeignet ist. Das liegt natürlich vor allem daran, dass SharePoint-Lösungen an die individuellen Anforderungen angepasst werden können. Das heißt, man muss sich nicht an die Vorgaben einer Standardsoftware anpassen. Warum also ist dieser Punkt unter den Nachteilen der Prozessdigitalisierung mit SharePoint aufgeführt?

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Ganz einfach: Die Customization von SharePoint hat ihre Grenzen. Das liegt daran, dass die Lösung in SharePoint gebaut wurde und daher nicht vollständig anpassbar ist. Dennoch können viele individuelle Anforderungen umgesetzt werden, wie z.B. ein eigenes Layout oder individuelle Automatisierungsaktionen. Dies erfordert die Verwendung von Code innerhalb von SharePoint. Damit sind wir wieder beim ersten Punkt: Du brauchst Spezialisten.

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SharePoint-Lösungen sind auch in Bezug auf das Layout eingeschränkt. Hier muss man sich an das SharePoint-Layout halten - auch wenn natürlich Anpassungen möglich sind.

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Low-code Plattformen wie das skybow Solution Studio können auch hier helfen. Einerseits können Anpassungen mittels Drag&Drop-Editoren gemacht werden und müssen nicht mit Coding gelöst werden. Zum anderen bietet das skybow Solution Studio deutlich mehr Anpassungsmöglichkeiten für deine SharePoint-Lösungen und Workflows als SharePoint out-of-the-box. Das macht es nicht nur einfacher, die gewünschte SharePoint-Lösung zu entwickeln, sondern auch, sie zu nutzen. Die Lösungen sind einfacher zu bedienen, bieten den Anwendern mehr Funktionen und Transparenz in den Workflows.

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Die Kombination von SharePoint und skybow Solution Studio schafft eine starke Synergie. Zusammen ist es ein perfektes Tool für die Prozessdigitalisierung für jedes Unternehmen, jede Branche und jede Abteilung. Wenn du an SharePoint denkst, sehen du nur das altmodische Layout und kannst dir nicht vorstellen, wie eine komplette Business Lösung aussehen könnte? Kann ich verstehen! Hier siehst du, wie zum Beispiel ein Recruiting Management System mit Anbindung an die Meta API, das mit skybow in SharePoint für eine Recruiting Agentur gebaut wurde, aussieht:

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Nachdem ich nun die wichtigsten Vor- und Nachteile der Prozessdigitalisierung mit SharePoint aufgelistet habe, hier ein kurzes Fazit:

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SharePoint bietet bereits out-of-the-box mit zahlreichen Features und Funktionen eine hervorragende Basis für die Digitalisierung, Modernisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Damit ist die Plattform ein sehr guter Mittelweg zwischen Standardsoftware, die nicht zu 100 % zu den eigenen Prozessen passt, und Individualsoftware, die extrem kosten- und zeitintensiv ist.

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Es ist jedoch zu beachten, dass SharePoint auch einige Einschränkungen hat. Obwohl viele dieser Einschränkungen umgangen werden können, ist ein/e erfahrener SharePoint-Entwickler/in erforderlich. Wenn eine solche Person nicht im Team ist, kann die Schulung des bestehenden Teams oder das Recruiting einer solchen Person wiederum einen hohen Zeit- und Kosten-Aufwand bedeuten.

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Hier sind Low-Code Plattformen wie das skybow Solution Studio die perfekte Ergänzung zu SharePoint. Sie ermöglichen es, innerhalb kürzester Zeit individuelle, zuverlässige und stabile Lösungen zu bauen. Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich. Auf diese Weise lassen sich die Nachteile der Prozessdigitalisierung mit SharePoint perfekt ausgleichen. Damit werden sie auch zu Chancen.

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Wenn du jetzt von den Vorteilen der Prozessdigitalisierung mit SharePoint überzeugt bist und direkt loslegen möchtest, aber noch nicht weißt, mit welchem Workflow du am besten startest, dann haben wir fünf typische Use Cases für die SharePoint-Prozessdigitalisierung für dich. In diesem Blogbeitrag kannst du dir Anregungen zur Prozessdigitalisierung mit SharePoint holen. Für noch mehr Inspiration empfehlen wir dir unsere Case Studies. Dort stellen wir spannende Projekte unserer Kunden vor. Starte jetzt deine digitale Revolution mit skybow und SharePoint.